Software de Firma Electrónica: La Guía Definitiva

No importa la industria a la que pertenezca tu empresa: la firma de documentos es una tarea que se lleva a cabo en todas. De hecho, son muchas las organizaciones que han dejado en manos de un Software de Firma Electrónica esta tarea.

En este artículo queremos darte una información completa y exhaustiva de todo lo que necesitas saber sobre este tipo de software, pero vamos por partes:

¿Qué es un Software de Firma Electrónica?

Un Software de Firma Electrónica es:

Una herramienta con la que puedes crear y firmar documentos, y gestionar desde cero el proceso de firma.

Gracias a él, se pueden agilizar procesos que no requieren el factor humano y dedicar el tiempo a otras funciones necesarias para que todo el trámite vaya sobre ruedas.

Si, por ejemplo, tienes que firmar un contrato, un documento de carácter público o realizar cualquier trámite que requiera tu identificación, puedes usar un Software de Firma Electrónica.

Hoy en día, para muchos trámites, aún es necesaria la firma manuscrita, y aunque pueda parecerlo, no es incompatible con un Software de Firma Electrónica. De hecho, este te ayuda a evitar los riesgos que te contamos a continuación.

Desventajas de la firma manuscrita

La firma manuscrita ha sido la forma por defecto de legalizar acuerdos durante siglos. Aunque le queda mucha vida, la llegada del mundo digital ha hecho que surjan alternativas y nuevos riesgos y dificultades. Aquí van los más importantes:

1. Plazos y costos elevados

Salvo que quedes presencialmente con la persona que va a firmar, cuando firmas a mano, el proceso es enrevesado. Como mínimo:

• Imprimir el documento.
• Firmar.
• Escanear.
• Adelantar lo escaneado.
• Enviar los originales por correo a la otra parte.
• Almacenar los  originales a lo largo del tiempo.

Aquí estamos suponiendo que solo firma una parte (por ejemplo un cliente que acepta una oferta). Si hacen falta dos firmas, a esto habría que añadir que la contraparte, una vez recibido el original, ¡debe repetir todo el proceso en sentido contrario!

Toda esta gestión, consume una gran cantidad de tiempo y de recursos. De hecho, un estudio de Forrester Consulting, demostró que las empresas que no utilizan la firma electrónica dedican, de promedio, 20 días más para cada transacción. Por si fuera poco, esto tiene un impacto negativo en el medio ambiente.

2. Ineficiencia

Cuando tienes que gestionar un documento de vez en cuando, la firma manuscrita, aunque lenta, puede resultar suficiente. Sin embargo, cuando la gestión de documentos empieza a formar parte de tu rutina, firmar manualmente se convierte en un proceso largo y tedioso, repleto de acciones manuales repetitivas.

Cuando esto pasa, suele dar lugar a documentos almacenados en diferentes carpetas físicas, fáciles de perder y difíciles de localizar y de conocer su estado (revisados, firmados etc.).

Además, asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y la autenticidad, no es solo difícil de conseguir con una firma manuscrita, sino que también requiere emplear mucho tiempo.

3. Seguridad y Cumplimiento Legal

Uno de los problemas más graves que puede surgir de firmar manualmente es la falsificación. Antiguamente, cuando se utilizaba la firma manuscrita, esta era siempre presencial. Ambas partes estaban presentes, aportaban documentación adicional (DNI, pasaporte…)  y muchas veces existía la presencia adicional de un Notario.

Con la digitalización esto ha cambiado, y parece que por el hecho de ser manuscrita, una firma es igual de fiable si se hace con ambas partes presentes, que si se hace de forma remota por email, imprimiendo, escaneando y enviando.

Esto está lejos de ser así. Cuando se utiliza la firma manuscrita «remota», no existe ninguna garantía de que la persona que dibuja el trazo en el papel sea quien realmente dice.

Otro problema de la firma manuscrita «remota» es la modificación fraudulenta que pueden sufrir los originales durante el proceso. ¿Quién impide que alguien haga una anotación a bolígrafo sobre un documento ya firmado? ¿Estaba esa anotación presente en el momento de la firma? Nadie podría demostrarlo.

Llegado el caso, esta situación puede suponer un problema ante un repudio, que es el término legal que se utiliza cuando una persona niega que una firma sea la suya. La única forma de demostrar la veracidad de esta, es recurrir a un peritaje grafológico, el cuál es costoso y poco determinante en muchas ocasiones.

Firma electrónica y firma digital, ¿son lo mismo?

Muchas personas confunden la firma electrónica con la digital, pero, ¿realmente se diferencian en algo?

La respuesta es sí. La firma digital utiliza una tecnología que se basa en criptografía, lo que significa que el documento y todo lo que contiene, estará protegido una vez que se firme y no permitirá hacer cambios. Esto proporciona una mayor seguridad y autenticidad, ya que solo el propietario de la clave puede firmar y acceder al documento.

Sin embargo, la firma electrónica, es una forma de referirse a diferentes tipos de firma, incluyendo la digital, pero también a muchas otras: firmas manuscritas escaneadas, firmas biométricas etc.

En resumen, una firma digital puede ser una firma electrónica, sin embargo, una firma electrónica no es siempre es una firma digital.

Ventajas de un Software de Firma Electrónica

No importa si tienes que firmar un solo documento o gestionar procesos completos de firma: hacerlo con un Software de Firma Electrónica, tiene numerosas ventajas.

1. Mayor seguridad

Cuando cuentas con un Software de Firma Electrónica, utilizas un conjunto de medidas técnicas que tratan de asegurar dos cosas:

1. Que los documentos no sean manipulados o falsificados durante el trámite de firma, reduciendo así el riesgo de fraude.
2. Que la identidad de las personas que firman sea validada de algún modo.

El software de firma, marca el documento a firmar utilizando técnicas criptográficas de tal modo, que si alguien intenta modificarlo durante o tras la firma, esta marca se rompe y el proceso y la firma pierden de inmediato su validez.

Además, durante todos los pasos, las diferentes personas que intervienen, van dejando lo que se conoce como «huella electrónica»: registros en servidores y sistemas que guardan cada una de las acciones y que podrían ser eventualmente utilizados para demostrar lo que hizo cada uno ante un juez.

Por todo esto, el Software de Firma Electrónica se convierte en una especie de notario digital o «tercero de confianza», cuyo rol es asegurar los dos objetivos antes mencionados.

Respecto a la identidad de los firmantes, no podemos pasar por alto la utilización de certificados digitales con los que cuenta este tipo de herramientas. Gracias a ellos, la identidad de la persona que firma puede quedar corroborada al mismo nivel que si presentase un documento oficial como DNI o pasaporte, siempre y cuando la entidad que emita el certificado digital sea de la confianza suficiente (por ejemplo la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre en España).

2. Reducción de costos

Son muchos los costes que te ahorras si cuentas con una herramienta de firma electrónica.

Aunque podríamos hablar del ahorro de costes de impresión, empresas de mensajería y desplazamientos y beneficio medioambiental, pero el más importante sin duda es el ahorro de tiempo, pasando de semanas a días o incluso horas.

3. Mejora de la productividad

El Software de Firma Electrónica puede utilizarse desde cualquier lugar. Además, podrás realizar un seguimiento completo de todos tus documentos a lo largo del proceso de firma: saber si han sido revisados y por quién, si cuentan con las firmas de todas las partes implicadas y más.

También puedes tener todos los documentos almacenados en la herramienta; esto te permitirá evitar pérdidas de información clave y acceder a lo que necesites en cuestión de segundos.

Todos los documentos firmados quedan organizados y almacenados en la nube en vez de en papel y en cajas o entre carpetas compartidas y Outlook. De esta forma, siempre tendrás a mano, en segundos, lo que necesites.

¿Cómo puede mejorar un Software el proceso de firma manuscrita?

Como ya hemos comentado más arriba, la firma manuscrita es todavía necesaria en múltiples escenarios y lo será durante muchos años. Ante esta situación, y aunque pueda parecer contradictorio, una herramienta de firma electrónica, puede ser tu mejor aliada.

Sin software específico

1. Creas tu documento en Word 365.
2. Le preguntas a la contraparte los datos necesarios para la firma (email), muchas veces pasándole el propio documento en Word para que los cumplimente directamente en el mismo.
3. La contraparte te da los datos, completas el documento o los compruebas.
4. Conviertes a PDF.
5. Envías el documento a la contraparte (email).
6. La contraparte imprime (a veces dos copias), hace firma manuscrita, escanea y adelanta por email.
7. Recibes el PDF escaneado y lo guardas en una carpeta compartida o lo dejas en el propio Outlook.
8. La contraparte envía dos copias de los originales, firmados por correo ordinario.
9. Recepcionas los originales, haces firma manuscrita en una de las copias, escaneas y adelantas por email.
10. Envías la copia original con las dos firmas por correo ordinario a la contraparte.

Aunque existan muchas variantes, este podría ser un ejemplo con el que, si estás leyendo esta guía, seguro que te has identificado alguna vez.

Con una Herramienta de Firma

1. La contraparte recibe un email con link a un formulario donde se le piden los datos de firma. Los rellena y pulsa aceptar.
2. El software prepara el documento, generándolo desde una plantilla ya con los datos de los firmantes.
3. El software envía el documento final por email. En ese mismo email, dispone de un link que se llama «Haga clic aquí para retornar el documento firmado escaneado».
4. Cuando utiliza el link anterior, carga el documento escaneado y pulsa enviar. En paralelo, la contraparte envía las copias originales firmadas por correo ordinario.
5. Tú recibes un aviso de que la firma adelantada ha llegado, con el escaneo adjunto. Puedes aceptar o rechazar.
6. Una vez recibes los originales, firmas tu copia, la escaneas y la cargas en el Software de Firma. El software avisa a la contraparte enviando este archivo.
7. En paralelo, envías el original firmado por las dos partes por correo ordinario.

Aunque puedan parecer bastante similares, el ahorro de tiempo es significativo y el número de intercambios por email se reduce notablemente.

Además, la herramienta almacena los documentos, las copias escaneadas y te permite tenerlos siempre a mano. También tienes un control de en qué punto del proceso te encuentras en todo momento.

En resumen, aunque no puedas llevar a cabo el proceso de firma desde el software, son muchas las tareas que puedes agilizar con él.

Tipos de Firma Electrónica

Cada país tiene su legislación sobre firma electrónica, por ejemplo, la normativa europea eIDAS proporciona un marco legal que cubre distintos tipos de firma electrónica. Puedes descubrir los detalles de cada tipo de firma electrónica en este artículo. No obstante, a grandes rasgos son:

1. 1. Firma electrónica Avanzada. Donde un tercero de confianza interviene para recoger los datos o «huellas digitales» que los firmantes dejan durante el proceso y asegurar la integridad del documento durante el mismo.
   2. Firma electrónica Cualificada. Donde la operación se basa en el uso de Certificados Digitales emitidos por Entidades de Confianza, que validan la identidad de los firmantes y que quedan embedidos en el propio documento (normalmente en formato PDF).

¿Necesito realmente una Firma Electrónica?

Muchas veces los fabricantes de firma electrónica tratan de convencernos de que es preciso firmar electrónicamente para todo (es comprensible).

La realidad es que muchas de las operaciones diarias, no necesitan una vinculación legal tan estricta como la firma electrónica.

Pongamos un ejemplo. En tu trabajo tienes que revisar un procedimiento, validar que un paquete se ha recibido, dar el OK para el pago de una factura, etc. Para todos estos procesos, cualquier software de gestión de flujos de trabajo, puede proporcionar una forma de validación que no es necesariamente una firma.

Pulsar en un botón «Acepto» o marcar un check «Estoy de acuerdo» es, en muchos casos, suficiente por la huella electrónica que genera en los sistemas y no es preciso utilizar una firma electrónica.

Otra cosa es la firma de un Contrato Comercial, una Compraventa o un NDA.

En última instancia, tu asesor legal debería ser la persona que indicase si un proceso conlleva el riesgo suficiente como para requerir una firma electrónica.

Tipos de Software de Firma Electrónica en el mercado

Aunque existen múltiples productos, vamos a describir en esta guía, los dos grandes grupos que vas a encontrar:

1. Herramientas de Firma Electrónica centrados en el proceso de firma. Este tipo de herramientas cubren exclusivamente el proceso de firma. Se alimentan de un documento PDF o una plantilla, admiten una lista de destinatarios y cubren el proceso de firma.
2. Herramientas de Firma Electrónica integradas en Gestores Documentales o Plataformas de Servicios de Contenido. Este tipo de herramienta cubre, además del proceso de firma, todo el ciclo de vida del documento, desde su creación automática hasta su revisión, almacenamiento y gestión.

Ventajas e inconvenientes de cada tipo

El primero suele tener gran cantidad de opciones para cada proceso de firma, pero puede necesitar llevar a cabo una integración de la herramienta de firma con otro software corporativo, para no perder la automatización de todo el proceso.

Los Gestores Documentales o plataformas de contenido (ECM, CSP) tienen la ventaja de que incluyen la firma como una parte más de los procesos de negocio del documento. Por ejemplo: un software que gestione Contratos y Ofertas, puede incluir la firma como uno más de los pasos. No necesitas contratar dos productos, sino solo uno. A cambio, las opciones de firma pueden ser menos variadas o tener que ser definidas en general y no caso a caso.

Conclusión

Si cuentas con un Software de Firma Electrónica como Docuo, estarás utilizando una herramienta del segundo grupo, donde podrás almacenar tus documentos, agilizar tus procesos de firma y gestionarlos desde cero, como parte de la gestión de flujos de trabajo, sin moverte de la herramienta ni necesitar ningún producto adicional.