¿Qué es el Software ECM? – Gestión de Contenidos Empresariales

En la universidad, tuve un profesor que decía “El trabajo de los informáticos consiste en coger cosas sencillas, ponerles nombres complicados y venderlas más caras.” Hoy toca poner en práctica esa frase y explicar, de forma sencilla, qué es un Software ECM, ¡pero sin subirle el precio! Vamos al lío.

¿Qué es un Software ECM?

Un Software ECM (Enterprise Content Management) o Gestor de Contenidos Empresariales es:

Una herramienta diseñada para organizar el contenido y automatizar los procesos corporativos de una empresa.

Los ECM son una evolución de los Gestores Documentales tradicionales, cuando sus funcionalidades se fusionaron con las de otro tipo de herramientas denominadas  BPM (Business Process Management) y así pudieron controlar, además de documentos, procesos de negocio.

El términio fue utilizado por primera vez en 2002, en un informe publicado por la consultora americana Gartner. El Software ECM, por tanto, se engloba en la familia de los Gestores Documentales o  Sistemas de Gestión Documental.

10 Funciones que puede hacer por tí

Ahora que ya sabes qué significan las siglas ECM, es el momento de conocer qué funcionalidades tiene este tipo de software.

1. Organizar todos tus procesos

La organización es la clave del éxito, y para ello, un Software ECM es el mejor aliado. Con él, podrás tener las tareas ordenadas según tus preferencias (tipología, importancia etc.) y permitir a las personas que elijas, acceder a ellas. Si, por ejemplo, necesitas que el departamento de recursos humanos tenga acceso a las vacaciones de los empleados y que los comerciales lo tengan a las ofertas, puedes ajustarles espacios de trabajo específicos para cada uno.

2. Guardar juntos los archivos relativos a un proceso y compartirlos con personas internas o externas

Sí, la organización por carpetas es muy cómoda, pero con un Software ECM, se puede ir más allá. Podrás vincular archivos e información a tareas concretas, crear formularios web que puedes enviar, tanto a internos como a externos para recoger la información etc. También podrás crear enlaces de descarga, al estilo de otras herramientas como WeTransfer o HighTail, pero manteniendo el control, facilitando así el cumplimiento del RGPD.

3. Crear una «ficha» o registro con los campos más importantes de cada proceso

Elige todos los campos (metadatos) que necesites (nombre del cliente, departamento…) y crea tus fichas personalizadas. De esta forma, contarás con toda la información, sin el riesgo de perderla, en un mismo lugar y podrás editarla o cambiarla todas las veces que lo necesites, como haces, por ejemplo, con un contacto del móvil. Además, el sistema guarda una base de datos de esas fichas.

4. Buscar al estilo Google por cualquiera de los campos de la ficha anterior

Acceder a la información que necesites es muy sencillo con un Software ECM.  Si no recuerdas el nombre del archivo, no es un problema: simplemente tendrás que introducir alguno de los campos y la herramienta te los mostrará en segundos. Si, por ejemplo, estás buscando “Oferta aceptada Contoso 2023”, te aparecerán todas las ofertas que hayan sido aceptadas de ese cliente durante ese año. Además, podrás exportarlas a Excel en un solo clic. Buscar información nunca ha sido tan sencillo.

5. Permitir que las personas responsables del mismo proceso, tengan una forma de colaboración mejor que el email

Este funcionamiento es muy parecido a una red social. Básicamente, igual que comentas en LinkedIn o Instagram sobre una publicación, con un Software ECM podrás crear comentarios y alertas sobre una tarea para que otros usuarios las lean en el móvil o en la propia herramienta. Además, les llegará un email o una alerta de nueva notificación. Por ejemplo, Julian González te ha dejado un mensaje en el documento X o en el proceso Y.

6. Definir los pasos de un proceso con todas sus variantes utilizando un gráfico sencillo

A este proceso, se le conoce como Gestión de Flujos de Trabajo, Gestión de Procesos o Workflow. Para explicar cómo es su funcionamiento de forma sencilla, solemos utilizar este símil: si un amigo te pregunta en un bar cómo trabajas y tienes a mano una servilleta y un bolígrafo, le haces un esquema sencillo de los pasos que seguís en tu equipo sobre lo que pasa cuando se avanza y las posibles opciones.

Bien, el Software ECM te deja crear ese dibujo, y lo que es más importante, ¡se encarga de que los pasos dibujados se sigan automáticamente! Es decir, cuando trabajas con la herramienta creando, por ejemplo, ofertas, si el primer paso es «Oferta en creación», tú creas la oferta en Word. Cuando has acabado le das a un botón o arrastras su ficha y el programa cambia el estado de esa tarea y la establece en «Oferta lista para revisar».

7. Avisar a cada persona del equipo cuando llega su turno en el proceso

Siguiendo con el ejemplo anterior, cuando has terminado de crear el documento de oferta, y cambias de estado (es decir, vas al siguiente paso del proceso), el Software ECM vuelve a entrar en acción y envía, a las personas que tu elijas o que estén involucradas en la revisión o aprobación de ese documento, un email o mensaje automáticamente. De esta manera, no tendrás que encargarte de enviar, de forma manual, un email con archivos adjuntos cada vez que haya cambios: la herramienta lo hace de forma automática por ti.

8. Normalizar la documentación y los emails utilizados en el proceso mediante plantillas

Olvídate para siempre de copiar y pegar la información de otros documentos y hacer cambios sobre estos, para crear tus contratos, ofertas etc. Con un Software ECM es más sencillo: cargas una plantilla de Word y escribes unas etiquetas que se completan automáticamente con los valores que haya dentro de tu ficha. De esta forma, con darle a un botón, tus documentos se generan automáticamente.

Con este mismo mecanismo, puedes crear también plantillas de emails, ahorrando así tiempo y dando un aspecto más profesional, uniforme y cuidado a tus comunicaciones.

 

9. Programar y automatizar (sin ser informático) las acciones repetitivas de la tarea que un ordenador puede hacer por ti

Esta es una de las mayores ventajas de contar con un Software ECM. Vamos a conocer algunas de las automatizaciones que puede llevar a cabo:

• Convertir el documento de la oferta a PDF y firmarlo digitalmente antes de enviarlo.
• Controlar las versiones de cada uno de los documentos.
• Avisar al comercial de que actualice el estado de la oferta cuando esta lleve más de 7 días en el estado X.
• Mover la oferta a “Rechazada” si lleva 30 días en el estado “Enviada a cliente”.
• Enviar a administración la información de todas las ofertas aceptadas el día 1 de cada mes.
• Enviar al cliente un email diciendo que hemos recibido su pago.

10. Controlar que sólo las personas encargadas de cada paso del proceso, puedan ver todo lo anterior y ejecutar las acciones pertinentes

Uno de los riesgos más comunes de trabajar manualmente es que, por error, pueda borrarse información o dejarse en un sitio accesible a personas no autorizadas. Cuando esto pasa, la posibilidad de cometer errores, cambiando el estado de un documento o descargando información que no se debe, se multiplica por 10. Con un Software ECM, podrás gestionar permisos para los usuarios y crear espacios de trabajo, de manera que tengan acceso únicamente a la información que necesiten.

Además, también guardará un registro de cada acceso, carga, descarga, mensaje o cambio de estado que los usuarios realicen, permitiéndote así, trazar las acciones que se han realizado en caso de incidencia o necesidad. A esto se le llama «Trazabilidad».

 

Ahora que ya conoces la teoría, es hora de implementar tu Gestor Documental (o Software ECM).