Cómo organizar las Plantillas de Contratos en equipos Legales
En el ámbito legal y empresarial, la redacción de contratos es una tarea fundamental para establecer acuerdos claros y proteger los intereses de las partes involucradas. Sin embargo, hacerlo desde cero, es una tarea compleja que requiere tener un gran conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Cuando se ha redactado un primer contrato con éxito, gran parte de su contenido puede aprovecharse para reutilizarlo como punto de partida en escenarios similares. Ante esta situación, nacen las plantillas de contratos:
Son documentos preelaborados que contienen cláusulas y disposiciones estándar que se utilizan como base para crear nuevos contratos personalizados.
En este artículo vamos a revisar los puntos importantes a tener en cuenta para la creación y gestión de estas plantillas.
Diseño de plantillas de un contrato
A la hora de crear un contrato, debes tener siempre en mente que sea fácil de aplicar, conciso, comprensible para todas las partes y jurídicamente exigible en el país de aplicación. También se deben crear diferentes secciones (conocidas como “anexos”), que se centren en requisitos concretos, para facilitar el cumplimiento de las obligaciones.
Aunque cada contrato es diferente, hay contenidos comunes que deberían tener todos ellos. Vamos a verlo.
Partes típicas
| SECCIÓN | CONTENIDO |
| Título | Nombre del contrato y número de referencia para identificarlo. |
| Partes del documento | Quiénes firman el contrato |
| Descripción | El propósito por el que se lleva a cabo ese contrato |
| Productos o servicios | Productos o servicios prestados según los términos y condiciones del contrato |
| Definiciones | Se explican todos los términos que se encuentran en el contrato. |
| Responsabilidades | Obligaciones de cada una de las partes implicadas |
| Tarifas y términos de pago | Las tarifas del servicio y cómo se deben gestionar los pagos |
| Términos de entrega | Cómo y cuándo se entregarán los productos y servicios y cómo se gestionaran los problemas (si los hubiera) |
| Garantía | Periodo de tiempo en el que, cualquier problema con el producto o servicio, se solucionará de forma gratuita |
| Fechas y plazos | Fechas de inicio y fin del contrato |
| Incumplimiento | Cómo se gestionará, en el caso de que surja, el incumplimiento de los términos y condiciones del contrato |
| Fuerza mayor | Condiciones en las que, alguna de las partes o ambas, pueden liberarse de sus obligaciones |
| Terminación | Los derechos y obligaciones que cada una de las partes para finalizar el contrato |
| Renovación | En el caso de que exista, cómo se gestionará |
| Firmantes y testigos | Las partes que firman el contrato y las personas no involucradas que la presencian |
| Historial de versiones | Modificaciones que se han hecho en el contrato desde su creación original |
Cláusulas opcionales y variantes
Aunque dos contratos puedan ser del mismo tipo (por ejemplo, dos contratos societarios), es normal que, incluso entre ellos, las condiciones sean diferentes. En estos casos, es donde entran las cláusulas opcionales.
Gracias a estas cláusulas, las partes tienen flexibilidad para poder adaptar el contrato a situaciones específicas, anticipándose así a posibles escenarios futuros y estableciendo condiciones para abordarlos.
Estas cláusulas pueden incluir la opción de renovar, extender, modificar o terminar el contrato en determinadas condiciones o plazos.
Por ejemplo, la cláusula de renovación opcional permite a una de las partes la opción de renovar el contrato por un período adicional al finalizar su plazo inicial. La parte que tiene esta opción puede decidir si ejercerla o no, dependiendo de su interés en continuar con la relación contractual.
¿Cómo gestionar las cláusulas opcionales de forma manual?
La costumbre general es crear una plantilla de contrato con todas las cláusulas posibles marcadas en algún color. Cuando se crea un nuevo contrato, el usuario elimina manualmente las cláusulas innecesarias para dejar la parte que le interesa de la plantilla.
Aunque es efectivo, el tiempo dedicado a eliminar o incluir cláusulas, puede llegar a ser elevado. Además es posible cometer errores de edición.
Plantillas de contrato inteligentes: ¿Qué son?
Algunos productos Software de Gestión de Contratos (CLM) como Docuo, incluyen el concepto de plantillas de contrato inteligentes, son plantillas perparadas para añadir y quitar cláusulas, apartados o párrafos automáticamente según se cumplan algunas condiciones. La operativa final es muy sencilla: eliges tu plantilla de contrato, respondes algunas preguntas, ¡y ya lo tienes!
Vamos a ver esto en un ejemplo: si, para un contrato de arrendamiento, quieres añadir una cláusula de renovación automática, no necesitarás tener dos plantillas (una con la cláusula, y otra sin ella) o tener que preocuparte de eliminarla.
La próxima vez que crees un contrato de arrendamiento, deberás decir si tiene o no renovación automática, y en función de lo que respondas, se creará la plantilla con o sin la cláusula.
De esta forma, a la hora de crear nuevos contratos, con una sola plantilla, podrás hacer todo el trabajo.
Lo más importante de esto es que no necesitas conocimientos técnicos avanzados para preparar estas preguntas y casos. El gestor de contratos lo facilita todo.
Almacenamiento de las plantillas Word 365
Cuando gestionas la creación de contratos, es muy importante que tengas bien almacenadas todas y cada una de las plantillas que utilices, para evitarte así, trabajar dos veces. Hay varias formas en las que puedes hacerlo:
- Catálogo de Plantillas en Carpetas. Puedes tener guardadas, en tu escritorio o en carpetas compartidas, todas y cada una de las plantillas de contratos que vayas utilizando. Cuando las almacenas de esta forma, suele existir un alto riesgo de extraviarlas entre el resto de documentos.
- Gestor Documental. Cuando cuentas con un Gestor Documental, no solo puedes tener tus plantillas organizadas y almacenadas en un único lugar, sino que además, no será necesario que hagas una nueva cada vez que vayas a redactar un contrato: con las plantillas inteligentes, podrás tener una única plantilla y dejar que se rellene automáticamente con la información en cada caso, típicamente sacada de una base de datos de partes y contrapartes.
Cómo crear nuevos contratos utilizando plantillas de contratos
Contar con plantillas de contratos es fundamental para poder agilizar la redacción de estos. Sin embargo, a la hora de la verdad, rara vez un contrato es tal cual a la plantilla: se suele necesitar añadir o quitar contenido.
Relleno manual
La forma manual de crear nuevos contratos, suele ser copiando y pegando algún contrato parecido y aplicando los cambios necesarios, aunque esto tiene numerosos riesgos: compartir erróneamente información confidencial, tener numerosas plantillas para cada caso específico, fallos al redactar los contratos etc.
A todo esto además, hay que sumarle la gran cantidad de tiempo que tienes que dedicar a crear cada plantilla.
Lo bueno es que esta situación, tiene solución.
Relleno automático con un Software CLM
Cuando cuentas con un Software CLM, no necesitas plantillas para cada caso específico: con una sola, podrás tener cientos de modelos diferentes, ya que los gestores documentales, con sus plantillas inteligentes, permiten añadir y quitar párrafos enteros para adaptarlos a cada situación.
Además, un Software CLM también te permiten usar etiquetas que se reemplazan de forma automática por la información, evitándote así tener que copiarla y pegarla y acabar cometiendo errores en su redacción.
En resumen…
Como puedes ver, trabajar con plantillas de contratos, es muy útil pero puede tener consecuencias negativas que perjudiquen gravemente a tu organización, además de ser un trabajo repetitivo y tedioso. Sin embargo, hacerlo con la ayuda de un Software CLM, hace que el trabajo sea automático, seguro y organizado.