de forma sencilla con Docuo
El punto de partida que todos conocemos.
Útiles para una organización básica, por ejemplo, una carpeta por cliente.
Organiza la documentación según su tipo.
Al igual que en tu móvil puedes ver las fotos por fecha o por lugar, en Docuo puedes ver tus documentos por carpeta o por categoría.
No importa la carpeta en la que estén: podrás ver todas las ofertas a la vez.
Una tarjeta de información que acompaña al documento.
En Docuo, tendrás una ficha con los datos más importantes de cada documento, como ocurriría en una biblioteca.
Por ejemplo, para una oferta: empresa, importe, estado, etc.
Puedes ver la información clave, sin necesidad de abrir el archivo.
Controla el estado en el que está cada documento.
Si tuvieras muchos expedientes en tu mesa para gestionar, los separarías en montones según su estado (pendiente, enviado, terminado), ¿verdad?
En Docuo puedes dibujar esos "montones" usando círculos y explicar el trabajo que debes realizar usando flechas.
Al resultado se le llama diagrama de proceso, y permite que Docuo lleve a cabo tareas automáticamente por ti.
Crea comentarios, recordatorios y tareas para tu equipo en cualquier documento.
Al igual que en una red social, en Docuo puedes hacer comentarios sobre los documentos que quieras.
Además, puedes crear tareas para tu equipo y fijar alertas para las fechas importantes.
Encuentra un documento como encontrarías una página web.
Cuando buscas información en la red, introduces algunas palabras en el buscador.
Buscar un documento en Docuo, es exactamente igual.
Encontrarás documentos que contengan tus palabras en el título o en su ficha de datos.
Conecta Docuo con tus herramientas habituales y empieza a gestionar tus documentos más rápido, evitando los errores producidos por la gestión manual.
Consulta los cambios que ha sufrido un documento a lo largo del tiempo.
En tu banco puedes ver qué saldo tenías después de cualquier movimiento, ¿verdad?
En Docuo puedes ver cómo estaba tu documento después de cada cambio.
Los cambios ocurren cada vez que guardas, las versiones ocurren cuando entregas el documento (1.0, 1.1, 2.0, etc.).
Conecta tus documentos entre sí.
Cuando compras online puedes ver los pedidos que has hecho, ¿verdad?
En Docuo podrás ver las ofertas de un cliente, los planos de una obra o los gastos de un expediente.
Utiliza listas desplegables para conectar tus documentos y no introducir el mismo dato dos veces.
Guarda la información sólo el tiempo necesario.
Al igual que los alimentos, los documentos también pueden tener fecha de caducidad.
En Docuo puedes definir el tiempo que quieres conservar cada documento según su tipo y después, automáticamente, se eliminará.
En muchos casos, eliminar la información pasado un tiempo, es una obligación legal.
…y hacen especial mención a la Facilidad de Uso.
Configura qué puede hacer cada usuario con cada tipo de documento y en qué carpetas.
Tus llaves te permiten acceder a lugares donde otras personas no pueden, ¿verdad?
En Docuo podrás definir qué puede hacer cada usuario o grupo de usuarios.
Puedes decir que un usuario no pueda modificar ofertas, crear expedientes, eliminar contratos o ver una carpeta.
Consulta el histórico de acciones sobre cualquier documento.
Cuando navegas por la red puedes consultar el historial de páginas que has visitado.
En Docuo puedes ver todas las acciones realizadas sobre un documento, incuyendo quién las ha realizado.
Desde crearlo, reemplazarlo, abrirlo para leerlo, o eliminarlo.
Nuestro equipo te ayuda a implantar la Gestión Documental en tu organización con Docuo.
Crea informes con los datos que necesites y los parámetros que deban preguntarse.
Cuando reservas un viaje de avión, introduces origen, destino y fecha, y obtienes la lista de vuelos disponibles.
En Docuo puedes crear consultas que se utilicen con la misma facilidad.
Tú dices qué hay que preguntar y qué resultados deben mostrarse, ¡listo!
Envía un documento para que lo firme otra persona desde su dispositivo.
Con Docuo puedes enviar a una persona un documento, para que lo revise y firme desde su móvil.
Con plena validez legal según la normativa europea eIDAS.
Crea un documento nuevo en base a una plantilla Word 365 y los datos de su tarjeta.
Cuando un profesor crea una hoja de examen para todos sus alumnos, deja un hueco donde escribir el nombre.
En Docuo puedes crear plantillas de documentos en Microsoft Word 365 y "dejar un hueco" donde vaya un dato de tu cliente, proveedor, expediente, factura, etc.
Después puedes generar decenas de documentos iguales y Docuo reemplazará el hueco con el valor correspondiente.
Explora nuestras soluciones específicas por industria y descubre cómo Docuo puede adaptarse a ti.
La forma más rápida de solicitar información de terceros.
Para iniciar cualquier trámite, lo primero que suelen pedirte es que completes un formulario.
En Docuo puedes crearlos para que cualquier persona pueda comenzar un nuevo proceso.
También los puedes utilizar para que, quién lo necesite, pueda modificar información existente.
Una forma de que tus clientes y colaboradores puedan descargar y subir sus documentos de forma segura.
Al igual que no dejarías que cualquiera transportara un objeto valioso, con algunos documentos pasa igual.
Docuo permite crear un portal corporativo donde tus clientes y colaboradores puedan descargar y subir documentos.
También puedes crear enlaces de descarga segura protegidos por contraseña, fecha de caducidad, un solo uso, etc.
Utiliza la integración de ChatGPT con el Gestor Documental Docuo para llevar a cabo todo tipo de automatizaciones inteligentes:
Resume cualquier documento en pocas líneas
Busca y extrae datos del documento
Toma decisiones automáticamente
Responde preguntas sobre su contenido
Empieza hoy a organizar tu trabajo, utilizando técnicas avanzadas de Gestión Documental de forma sencilla con Docuo.
