Mejores prácticas en la Gestión de Contratos
La Gestión de Contratos se lleva a cabo en todas las organizaciones, sin importar el sector al que pertenezcan. Realizar esta tarea correctamente es fundamental para el éxito la empresa, de hecho, muchas han optado por contar con un Software de Gestión de Contratos que agilice todo el proceso, pero vamos por partes.
¿Qué es la Gestión de Contratos?
La Gestión de Contratos (también conocida como “administración de contratos”) es el conjunto de tareas relacionadas con la cartera de contratos de una organización.
El concepto abarca el ciclo de vida de los contratos en su totalidad, no solo hablamos de redactar los contratos, firmarlos y recordar su vencimiento, sino muchas otras tareas como la identificación y mitigación de riesgos, la resolución de disputas, etc.
Cuando se realiza manualmente, este trabajo suele llevarse a cabo con herramientas como Outlook, Excel o carpetas compartidas que, si bien son suficientes para un volumen pequeño de contratos, acaban dando problemas con volúmenes más elevados.
Con leyes cada vez más estrictas en cuanto a contratos se refiere, la gestión de contratos puede ser muy laboriosa y se pueden cometer errores de consecuencias graves como han demostrado las estadísticas:
Un 23% de los contratos corporativos se renuevan involuntariamente
Gracias a las nuevas tecnologías, herramientas como el software de gestión de contratos reducen los riesgos de cometer errores, identifican fácilmente los cuellos de botella y pueden automatizar gran parte de las tareas.
Las 9 etapas de la Gestión de Contratos
Cuando se lleva a cabo este proceso, es fundamental conocer todas las fases que lo forman, ya que saltarse alguna de ellas puede dar lugar a demoras y errores. Vamos a verlas:
1. Solicitud
La persona que identifica la necesidad del contrato (normalmente referida como «el promotor del contrato») solicita al equipo legal o a la otra parte la creación del documento de acuerdo. Esto puede agilizarse mediante el uso de formularios online de solicitud. Este tipo de formularios asegura que los usuarios proporcionen al equipo legal todos los datos que necesita para la creación del contrato, logrando un punto de entrada único.
2. Planificación
Las partes del contrato y las interesadas establecen las condiciones generales del contrato, incluyendo los plazos, las obligaciones, el tipo de contrato etc. Esta etapa es fundamental, ya que será la guía de todo lo que viene a continuación
3. Redacción
Todos los términos y condiciones a los que se han llegado tienen que ponerse por escrito. Es importante ser muy claros con lo que se escriba y que no tenga una interpretación dudosa, por lo que esta tarea suele recaer en el equipo legal. Lo habitual es tener una biblioteca de plantillas para los modelos habituales, o un software que permita automatizar la creación de documentos con plantillas inteligentes de contrato.
4. Negociación
Una vez que se tiene el primer borrador, es el momento de negociar. Ambas partes pueden solicitar cambios. Es fundamental que el flujo de trabajo de la negociación sea ágil, para no perjudicar a las partes implicadas.
5. Aprobación y firma
Cuando se llega a un acuerdo entre las partes, es el momento de la firma. Dependiendo del tipo de contrato y sus características, puede ser necesario usar la firma electrónica o la manuscrita. Una vez está firmado, el contrato se considera vigente o «en cartera».
6. Derechos y Obligaciones
Durante la vigencia del contrato, todas las partes reconocen sus responsabilidades contractuales y conforme pasa el tiempo empiezan a ejecutarse. Es fundamental cumplir al 100% con tus obligaciones y reclamar tus derechos a la otra parte, en caso de que no estén cumpliéndolos. Muchos de los derechos y obligaciones son opcionales, otros son obligatorios. Cada parte debe recordar los suyos.
7. Cambios, revisiones y adendas
Aunque el contrato firmado esté vigente, muchas veces pueden necesitar implementar algunos cambios, según las necesidades que se hayan ido detectando.
8. Terminación
Al acabar con un contrato, es importante analizar si las obligaciones de cada una de las partes se han cumplido y si habrá alguna renovación. En ocasiones es conveniente enviar una comunicación formal de la terminación.
9. Renovaciones
Las partes pueden decidir si renovar, modificar o terminar el contrato. En algunos casos, este puede tener disposiciones que permiten su finalización antes de la fecha acordada.
Mejores prácticas
Como has podido ver, el ciclo de vida de un contrato está formado por numerosas etapas y cada una de ellas, presenta diferentes retos, que suelen ser comunes a la mayoría de las organizaciones. Aquí van algunos consejos útiles que puedes incorporar a tu dinámica de Gestión de Contratos:
1. Establecer un proceso estandarizado
Crea un proceso claro y estructurado para gestionar los contratos corporativos. Esto incluye la creación, negociación, aprobación, ejecución y seguimiento de los contratos. Un proceso estandarizado garantiza consistencia y eficiencia en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. Cada organización puede tener un proceso ligeramente distinto, es tarea del equipo legal diseñar y mantener este flujo de trabajo.
2. Utilizar plantillas de contrato
Desarrolla plantillas de contrato estándar para diferentes tipos de acuerdos comerciales. Estas plantillas deben incluir términos y condiciones claros, así como cláusulas de protección para tu organización. Al utilizar plantillas predefinidas, se reduce el tiempo necesario para redactar contratos desde cero y se minimizan los errores.
3. Realizar revisiones y negociaciones exhaustivas
Antes de firmar un contrato, es importante realizar una revisión minuciosa de todos los términos y condiciones. Identifica posibles riesgos, cláusulas ambiguas o desfavorables, y negocia cambios o adiciones para proteger los intereses de tu organización. Esto puede implicar la participación de expertos legales o asesores externos si es necesario.
4. Mantener una gestión centralizada
Centraliza la gestión de contratos en un único sistema o plataforma (también conocida como «fuente de la verdad»). Esto permite un acceso fácil y rápido a todos los contratos, así como un seguimiento eficiente de los plazos, renovaciones y obligaciones contractuales. También facilita la generación de informes y el análisis de datos relacionados con los contratos.
5. Establecer un sistema de alertas y recordatorios
Configura alertas y recordatorios automáticos para los hitos importantes de los contratos, como fechas de vencimiento, renovaciones o revisiones. Esto ayuda a evitar la pérdida de plazos importantes y asegura que se tomen las acciones necesarias a tiempo, como la renovación de contratos o la negociación de términos actualizados.
6. Documentar y archivar adecuadamente
Asegúrate de documentar y archivar todos los contratos de manera adecuada. Esto implica almacenar copias electrónicas y físicas de los contratos (cuando proceda), así como cualquier comunicación o correspondencia relacionada. Un sistema de archivado efectivo facilita la recuperación de información cuando sea necesario y garantiza el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
7. Realizar un seguimiento y monitorización continua
La gestión de contratos no termina una vez que se firma el acuerdo. Es importante realizar un seguimiento y monitoreo continuo para asegurarse de que todas las partes cumplen con los términos y condiciones establecidos. Esto implica establecer métricas y KPIs para evaluar el rendimiento del contrato y resolver cualquier problema o disputa que pueda surgir a lo largo del tiempo de vigencia.
Estas mejores prácticas ayudarán a establecer una sólida gestión de contratos corporativos en tu organización, lo que mejorará la eficiencia operativa, reducirá los riesgos y maximizará el valor obtenido de los acuerdos comerciales.