Gestión de Contratos Alimentarios
En la actualidad, cumplir con los requisitos de seguridad y calidad alimentaria, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega de los productos finales, es fundamental, y la vía para asegurarlos son los contratos alimentarios.
¿Qué es un Contrato Alimientario?
Un contrato alimentario, en el contexto de la legislación española, hace referencia a los acuerdos establecidos entre las diferentes partes de la cadena alimentaria, desde productores y agricultores hasta distribuidores y comerciantes.
El propósito de estos contratos es asegurar que ambas partes cumplan con las condiciones pactadas en términos de precio, cantidad, calidad y otros aspectos esenciales relacionados con la comercialización de productos alimentarios.
Para garantizar transparencia y evitar prácticas desleales, la nueva legislación exige que, desde el 30 de junio de 2023, estos contratos se inscriban en el Registro de Contratos Alimentarios de la Agencia de Información y Control Alimentarios (AICA).
Esto permite una mejor supervisión y regulación, buscando un comercio alimentario más justo y equitativo para todos los involucrados.
La inscripción en el registro puede hacerse manualmente en la web de AICA o utilizar un Software de Gestión de Contratos Alimentarios como Docuo.
Vamos a conocer cómo es su proceso de gestión, paso a paso.
Pasos de la gestión de contratos alimentarios manual
El proceso comienza con la recopilación de todos los contratos alimentarios. Estos pueden incluir acuerdos con proveedores de materias primas, distribuidores, minoristas etc.
Es esencial que todos ellos estén bien organizados para no pasar detalles por alto como las fechas de inicio y vencimiento o las obligaciones de ambas partes.
Con la gestión manual, hay que llevar a cabo un seguimiento constante para asegurar el cumplimiento de los plazos y evitar problemas.
Cuando estas fechas se acercan, hay que comunicarse con las partes involucradas para discutir la renovación o negociación de los contratos. Esto implica reuniones, correos electrónicos y llamadas telefónicas para asegurar que ambas partes estén alineadas en cuanto a los términos y condiciones.
Cualquier cambio o modificación en los contratos alimentarios, debe documentarse cuidadosamente y asegurar que todas las partes tengan acceso a la versión más reciente.
Muchos de estos contratos deben pasar auditorias de forma periódica, por lo que tener toda la información actualizada y organizada es fundamental.
En el último año, con el fin de brindar una mayor protección a los productores primarios y a sus agrupaciones, se ha hecho obligatoria la inscripción de los contratos en el Registro de Contratos Alimentarios (AICA). Esto, aunque es muy beneficioso, hace que la gestión sea más tediosa de lo que ya era.
Aunque todo este proceso puede ser automatizado y controlado, son muchas las empresas que continúan gestionando sus contratos alimentarios con herramientas básicas de ofimática (Excel, Outlook y carpetas compartidas), sin ser conscientes de los riesgos que supone. Vamos a verlos.
Riesgos de la gestión de contratos manual
Cuando las empresas que trabajan con contratos alimentarios no cuentan con las herramientas adecuadas, pueden surgir numerosos problemas:
- Errores humanos. La pérdida de documentos, la omisión de fechas de vencimiento o el registro incorrecto de datos, son algunos de los problemas que pueden surgir cuando se gestionan numerosos contratos alimentarios sin ayuda de las herramientas adecuadas.
- Falta de visibilidad. No tener bajo control lo que está pasando con los contratos y el estado en el que se encuentran, puede dar lugar al incumplimiento de obligaciones.
- Retrasos. Cuando no cuentas con recordatorios automáticos, es muy probable que, en más de una ocasión se renueven contratos que no deberían o se pierdan oportunidades de mejorar los términos y condiciones. De hecho, en la actualidad, un 23% de los contratos se renuevan involuntariamente.
- Auditorías y cumplimientos normativos. La gestión manual hace que sea más complicado garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y que la preparación de la documentación para las auditorias, sea un proceso laborioso y con errores.
- Seguridad. Cuando se gestionan los contratos de forma manual, aunque sea digitalmente, pueden surgir pérdidas de información clave o accesos no autorizados.
- AICA. Desde el 30 de junio del 2023, es obligatorio inscribir los contratos de este tipo en el Registro de Contratos Alimentarios. Cuando se hace manualmente, solo se pueden llevar a cabo subidas de máximo 5 documentos que pesen máximo 5 MB por carga, lo que en organizaciones que gestionan muchos contratos alimentarios, conlleva una gran pérdida de tiempo.
A medida que el número de operaciones crecen, la gestión manual se vuelve menos escalable y más costosa y difícil de manejar, lo que puede limitar el crecimiento de la empresa. Ante esta situación, contar con un Software para contratos alimentarios es la solución.
Software para Contratos Alimentarios
Para empezar, un software ofrece un único lugar en el que almacenar, organizar, gestionar y acceder fácilmente a todos los contratos alimentarios y establecer medidas de seguridad, que garantizan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Para evitar olvidar fechas clave o retrasos, el software envía automáticamente notificaciones o recordatorios sobre las tareas que deben llevarse a cabo en los contratos alimentarios: cuando se acerca una renovación o vencimiento, si hay que llevar a cabo la inscripción en el Registro de Contratos Alimentarios etc.
Mantener la trazabilidad es fundamental en este sector, y para ello, la herramienta permite revisar, a través de un historial, todos los cambios que se han producido en un contrato y auditar cualquier modificación que se ha realizado. De esta forma, cumplir con los requisitos exigidos por la normativa, es sencillo y automático.
Además, un software para contratos alimentarios tiene una particularidad que le diferencia de un CLM común: su integración con la AICA. De esta forma, inscribir los contratos de forma manual en la plataforma será parte del pasado. También permite tenerlos siempre actualizados, ya que cualquier modificación que se realice, se reflejará automáticamente.
Estas son algunas de las ventajas de contar con un Software para contratos alimentarios como Docuo. Si quieres saber más, ¡contacta con nosotros!