Automatización: 10 errores que cometen nuestros clientes

Mientras lees este artículo, el 60% de las organizaciones en todo el mundo están llevando a cabo, de media, cuatro proyectos de automatización en sus procesos simultáneamente (¡algunas llegan a 15!).

Automatización. La palabra en sí ya genera sensaciones positivas, pero no siempre se cumplen. Según un estudio de Gartner, hay 10 errores que son muy comunes a la hora de automatizar y que hay que tener en cuenta si vas a dar el paso de implementar una herramienta de automatización como Docuo en tu empresa. Hoy vamos a contaros esos 10 errores, explicados tal y como suelen cometerlos nuestros clientes:

1. Pensar que automatizar es siempre la solución

Empecemos por lo básico. Aunque automatizar los procesos el 99% de las veces es beneficioso, no sirve para solucionar todas las partes de un problema. Muchas veces rediseñar un proceso es mejor (y más barato) que automatizarlo. En otras ocasiones se intentan automatizar procesos que requieren demasiada intervención humana, lo que hace que el beneficio obtenido sea menor del esperado. ¡Recuerda que meter datos en un software también consume tiempo!.

2. Pensar que no hace falta implicar al departamento de IT

Por mucho que en Docuo seamos low-code (lo que significa que puedes hacer prácticamente de todo, sin saber nada de código), es importante contar con un departamento de IT que se asegure de integrar Docuo en el ecosistema tecnológico de vuestras empresa. IT también puede asesorarte o incluso encargarse de la implementación en el caso de que no quieras que nos encarguemos nosotros. Además, con las actualizaciones de Docuo, y al estar interconectado con otras aplicaciones, es importante que el equipo de IT esté implicado, ya que, si no, pueden producirse fallos.

3. Creer que una sola tecnología es suficiente

¿Por qué vas a tomar leche sola cuando puedes hacerlo con galletas? En el caso de las tecnologías pasa lo mismo. Aunque ellas solas son buenas, pueden ser mucho mejores si las combinas con otras. En el caso de Docuo, puedes combinarnos con herramientas como Microsoft 365, tu directorio activo o SharePoint, o incluso desarrollar un conector vía API para crear un ecosistema tecnológico basado en productos interconectados al que sacar mucho más partido. No reinventes la rueda.

4. No involucrar a todo el equipo

La automatización, en general, suele afectar al funcionamiento de muchas áreas de tu empresa. Esto significa que, todas las partes interesadas deben estar al tanto y deben tener voz en la toma de decisiones. Para asegurarnos de esto, en las reuniones de consultoría de Docuo, pedimos que asistan todas las partes implicadas en cada proceso para tener una visión completa.

5. ¿Pruebas? No, gracias

Configurar mal cualquier herramienta de automatización (incluyendo Docuo), puede ser una verdadera pesadilla y echarla a andar sin las pruebas «piloto» pertinentes, un quebradero de cabeza. Para evitar esta situación, en Docuo utilizamos metodologías ágiles que te permiten empezar a probar prototipos sencillos de cada proceso, pero siempre necesitaremos implicación y trabajo por parte de vuestro equipo para probar la solución en escenarios reales cuando llegue el momento.

6. Creer que los procesos más complicados funcionarán mejor

Para nosotros, sin duda, este es el punto más importante en el que no debes fallar a la hora de automatizar. Muchos procesos pueden necesitar numerosos pasos a seguir para completarse, pero con nuestra experiencia te aseguramos que cuanto más reducidos consigas que sean esos pasos, mejor. Recuerda: Menos es más. ¿Cuántos botones tiene tu teléfono móvil?.

7. No evolucionar el resultado obtenido

Son muchos los negocios que, una vez han implementada la primera versión de cualquier automatización creen que el trabajo ha terminado. Olvidan realizar un seguimiento del resultado y hacer evaluaciones periódicas de cada proceso para aplicar mejoras. ¿Quíeres saber un secreto? nunca vas a lograr el mejor resultado en el primer intento. Las mejores automatizaciónes son las que se pulen con el tiempo.

8. Hacer en la herramienta exactamente lo mismo que se hacía manualmente

Este error es de los más comunes que encontramos. Una de las ventajas de la automatización es la posibilidad de reducir los procesos al máximo para que sean lo más eficientes posible, sin embargo, la tendencia natural es replicar lo que se hace manualmente, pero en la herramienta. Para evitar esta situación, debes pensar el proceso desde cero contando con las ventajas de la herramienta y utilizar el proceso manual sólo como referencia, si nos dejas ayudarte nosotros te lo recordaremos durante la consultoría.

9. Usar métricas equivocadas para valorar el resultado obtenido

Antes de lanzarte a automatizar tu negocio, es importante que tengas claro lo que quieres conseguir con la automaticación: ¿Un proceso más rápido?, ¿Un proceso más barato?, ¿Un proceso con menos intervención manual?, ¿Un proceso más sencillo o más corto?. No todas esas preguntas tienen la misma importancia para todas las organizaciones. Para evitar este error, debes establecer unos KPIs que midan específicamente los resultados que quieres obtener con la automatización.

10. Pensar que la cultura de la empresa se adaptará sola a la automatización

Es fundamental tener en cuenta cómo va a afectar a tu organización y sus equipos implantar la automatización, ya que es muy probable que muchas de sus funciones se reduzcan, cambien o incluso se eliminen. Para evitar problemas, asegúrate de que las partes implicadas se comunican entre ellas y deciden, de manera conjunta, cómo va a ser el trabajo después del cambio. En cualquier caso recuerda que el cambio siempre genera resistencia (recuerda cómo te sentías los primeros 15 días tras empezar en el gimnasio…).

Estos son los 10 errores que puedes cometer al implantar una herramienta de automatización en tu empresa, sin embargo, con nuestra herramienta de Workflow y nuestra ayuda, puedes reducirlos a 0.

¡Contacta con nosotros y empieza a trabajar de otra manera!