Procesos de compra en empresas: la Guía Definitiva
¿Y si te decimos que la clave para ahorrar miles de euros al año está en los procesos de compra?
Cuando están bien gestionados, las empresas pueden conseguir reducir gastos, ahorrar tiempo e incluso minimizar errores que pueden ser la causa de enormes pérdidas económicas. Pero, ¿cómo se optimizan? ¿cuál es la mejor forma de gestionarlos?
Vamos a conocerlos en detalle para poder dar respuestas a esas preguntas
Significado de «proceso de compra»
Al hablar de procesos de compra, la expresión en si puede tener diferentes significados: existen los procesos de compra en empresas, que están orientados a la adquisición de bienes o servicios y existen los procesos de compra más relacionados con el comportamiento que tienen los consumidores a la hora de comprar, es decir, más a nivel de marketing.
En este blogpost, vamos a poner el foco en el primer caso, el que llevan los departamentos de compras o «procurement».
Qué son los procesos de compra
Los procesos de compra son los pasos que siguen las empresas para adquirir los bienes o servicios que necesitan para funcionar correctamente. Estos pueden ser materias primas, maquinaria, suministros, servicios etc.
No importa las funciones que lleven a cabo las empresas: todas ellas tienen la necesidad de seguir uno o varios procesos de compra diferentes.
El proceso de compra no se limita solo a pedir algo y recibirlo. Es un sistema más complejo que incluye varios pasos: desde planificar qué se necesita, elegir al proveedor adecuado, hasta que los responsables autoricen las compras o asegurarse de que todo se reciba en las condiciones acordadas y adecuadas.
Estos pasos del proceso de compra, no son llevados a cabo por cualquier persona sino que se elige a una persona o equipo responsable del proceso.
Por ejemplo, si eres una zapatería, existen numerosos procesos de compras diferentes: la compra de zapatos en sí, la compra de mobiliario para el punto de venta, la compra de bolsas, etiquetas y demás materiales para el envío online etc. Todo esto, conlleva diferentes procesos de compra.
¿Por qué es importante el proceso de compras?
Los procesos de compra tienen un gran impacto en los resultados financieros de una empresa.
Para empezar, el precio al que se adquieren los productos o servicios afecta directamente al margen de beneficio: si compras más caro, menor beneficio tendrás y viceversa. En esta situación el proceso de compras asegura que el producto o servicio que estás adquiriendo es el mejor en cuanto a calidad precio.
La calidad o disponibilidad inmediata de los productos también es fundamental, y un buen proceso de compras se asegura de que los clientes siempre encuentren lo que buscan.
Los procesos de compra, además de mejorar los resultados financieros, también consiguen afianzar las relaciones con los proveedores.
Procesos de Compras y de adquisición, ¿son lo mismo?
Aunque a menudo, se utilizan los términos “procesos de compra” y “procesos de adquisición” como si fueran lo mismo, esto es un error. En la explicación más sencilla, podríamos decir que los procesos de compra se encuentran dentro de los procesos de adquisición, pero vamos a verlo en detalle.
Mientras que el proceso de compras se centra en los pasos que siguen las empresas para obtener los bienes y servicios y su respectivo almacenamiento, el proceso de adquisición va un paso más allá. En él, no solo están las compras en sí, sino que también se encuentran el estudio de mercado, la creación de listas de proveedores, su homologación, el mantenimiento de las relaciones, negociaciones, etc.
El proceso de compras asegura que la operación diaria fluya sin problemas, mientras que el proceso de adquisición establece unas bases que maximizan el ahorro, la eficiencia y la calidad a lo largo del tiempo.
Etapas del proceso de compras en las empresas
Aunque cada empresa es un mundo y pueden tener más o menos etapas, a grandes rasgos, la mayoría pasan por las siguientes:
Identificación de las necesidades
El proceso de compra comienza cuando una empresa detecta una necesidad, ya sea de un bien o un servicio. En esta etapa se define qué se necesita, en qué cantidad y qué características deben tener.
Búsqueda y evaluación de proveedores
Una vez que la empresa ya sabe qué es exactamente lo que necesita, es hora de buscar la mejor opción. Normalmente, los requisitos que suelen tenerse en cuenta son la calidad, el precio, los plazos de entrega y la reputación del proveedor.
Solicitud de presupuestos
Cuando ya has elegido a los proveedores es hora de pedirles que presenten sus ofertas. En ellas, deben detallarse aspectos como los precios, las condiciones de pago y los tiempos de entrega.
Negociación y selección del proveedor
Una vez que tienes todos los presupuestos y has podido comparar la información entre ellos, hay que preparar la negociación. Para ello, es necesario identificar todas las cláusulas negociables y analizarlas. Una vez consigas la mejor oferta en cuanto a precio-beneficio, ya puedes seleccionar al proveedor.
Autorización interna y emisión de la orden de compra
Para formalizar el acuerdo con el proveedor, se emite la orden de compra, que es el documento que la empresa utiliza para solicitar los bienes y servicios a los proveedores. En estas órdenes se detallan aspectos como qué se está comprando, qué cantidad, el precio, las condiciones etc.
Recepción, verificación y almacenaje
Cuando llegan los productos, el equipo responsable debe verificar que todo cumpla con lo establecido anteriormente (cantidad, calidad, especificaciones etc.) y almacenarlos según sus necesidades y características. En el caso de los servicios, se comprueba que se cumpla con lo acordado.
Aprobación de facturas y pago
¿Está todo correctamente? Pues es hora de revisar y aprobar las facturas para proceder al pago del proveedor según los términos acordados.
Optimización del proceso
Algunas acciones que puedes llevar a cabo para optimizar los procesos de compra de tu empresa son las siguientes:
Medir, medir, medir
Es fundamental auditar todos los pasos de tu proceso de compras y buscar siempre sus mejoras. No es necesario optimizar de golpe el proceso entero, sino que puedes ir implantando pequeñas mejoras en los diferentes pasos.
Establecer KPIs que te ayuden a medir la eficiencia y eficacia del proceso también es importante. ¿Cómo sabrás lo que puedes mejorar si no lo mides? Algunas de las métricas más comunes son los tiempos de entrega, el tiempo medio del ciclo de compra y el ahorro de costes, pero puedes añadir todas las que necesites en tu proceso.
Control y planificación
Las roturas de stock o los excesos de productos almacenados son dos de las señales más claras de que en el proceso de compras existe falta de control y de planificación, lo que da lugar a pérdidas económicas, retrasos en la producción, etc.
Para evitar esto, es necesario llevar a cabo un buen control de inventario y planificar las adquisiciones de los productos según unos criterios preestablecidos.
Siguiendo el ejemplo de la zapatería, en una buena planificación tendrás establecido que repondrás un modelo y talla de zapatos cuando en el almacén te queden, por ejemplo, dos.
Cuanto más automatizadas estén estas tareas, más probable es que estos problemas no se produzcan.
La competencia importa
¿Cómo están llevando a cabo otras empresas sus procesos de compra? ¿Lo hacen de forma manual o cuentan con herramientas? ¿Trabajan con otros proveedores?
Observar cómo trabaja la competencia es clave en todos los departamentos y funciones de la empresa, y en el proceso de compras no iba a ser menos. Si algo está funcionando bien a otras empresas, puede ser una oportunidad para mejorar el proceso de compra en la tuya. Recuerda: siempre ajustando, no copiando.
Uso de tecnologías
Implementar softwares especializados en los procesos de compra, te permiten no solo automatizar tareas repetitivas como la emisión de las órdenes de compra o la gestión de los inventarios, sino también reducir notablemente el riesgo de cometer errores.
Aunque de primeras supone una inversión, los beneficios en cuanto a eficiencia y rentabilidad del proceso, hacen que esta se recupere rápidamente.
De hecho, el 56% de los CEOs reconocen que un software de compras se amortiza en el primer año.
Procesos de compras especiales
Hay algunos procesos de compras que tienen ciertas particularidades que se deben tener en cuenta.
Compras Just In Time (JIT)
Este tipo de compras se caracterizan por adquirir los productos justo antes de que se necesiten, es decir, se producen sobre necesidades reales y no sobre predicciones. Aunque la idea es muy eficaz para ciertas industrias, como por ejemplo, la del automóvil, requiere contar con proveedores confiables y una planificación muy precisa para evitar retrasos que afecten a la producción.
Compras internacionales
Cuando las compras se llevan a cabo fuera de España, hay que comprobar, en el caso de que los productos sean adquiridos fuera de la unión europea, si están permitidos en esta y las condiciones que tienen cumplir. También se deberán tener en cuenta los derechos arancelarios en la frontera.
Este tipo de compras debe seguir unos pasos muy específicos y complejos.
Compras públicas
Cuando cualquier Administración Pública compra algo, deben seguir algunas reglas que aseguren que todos los proveedores que cumplan con los requisitos tengan la misma oportunidad de participar y que lo que se compre, cumpla con las especificaciones necesarias.
El objetivo es ser lo más transparente posible y asegurarse de que el dinero público se use de manera responsable. Los procesos de compras públicas suelen ser complejos y con numerosos pasos a seguir de forma muy estricta.
Cambios del proceso de compras en 2025
Los últimos cambios legislativos de la Ley Crea y Crece, van a afectar a muchas empresas en sus procesos de compra, ya que la factura electrónica se convertirá en un requisito obligatorio para la mayoría operaciones comerciales. Según el artículo 12 de la ley, “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
A parte de esta nueva ley, los procesos de compra también se van a ver afectados por Verifactu, una normativa que llegará antes que la ley de facturación electrónica y que obliga a conservar registros inalterables de todas las operaciones de facturación. En el caso de que utilices cualquier programa informático para crear facturas, este deberá cumplir Verifactu.
Cómo elegir un buen software de compras
Ahora que ya sabes cómo funcionan los procesos de compras, viene la tarea más difícil: elegir el software que te ayude como realmente necesitas.
Teniendo en cuenta lo último que hemos comentado, es fundamental que el software cumpla con el reglamento Verifactu o te enfrentarás a multas de hasta 50.000€. También debe ser compatible con la Factura Electrónica.
Una vez que te asegures de que el software cumple con estos requisitos, es hora de ahondar en las características que debe tener. Para nosotros, las fundamentales son:
- Integraciones. La herramienta que elijas debe poder integrarse con otras herramientas como por ejemplo, tu ERP, para así evitar la duplicidad de datos y agilizar el proceso de compras.
- Automatizaciones. Cuantas mas tareas y etapas del proceso de compras sea capaz de automatizar el software, mayor ahorro de tiempo y menor cantidad de errores.
- Escalabilidad. Las necesidades en cuanto a procesos de compra son diferentes entre una startup y una multinacional, por lo que la herramienta debe ser capaz de adaptarse y personalizarse para a todas las situaciones que se planteen y amoldarse al crecimiento de la empresa.
- Inteligencia Artificial. Los softwares que cuentan con IA integrada, son capaces de extraer información de tus facturas y organizarlas a tu gusto, hacer predicciones de la demanda, comparar los diferentes proveedores para que elijas al mejor, ¡y más!.
En Docuo, tenemos un software de compras que cumple con todos estos requisitos. ¡Descúbrelo!