Verifactu y Factura Electrónica: Cómo te van a afectar en 2025

Este año entrarán en vigor dos cambios normativos muy importantes en España, que afectarán a cómo empresas y autónomos facturan los productos y servicios que venden. También afectarán a todos los programas de contabilidad y facturación que se utilicen para ello.

1. El Reglamento Verifactu

Se trata de una medida impulsada por el Ministerio de Hacienda que tiene por objeto dificultar el «software de doble uso», «tecla Z» o «software de ocultación de ventas», forzando a los programas informáticos que utilizamos a conservar registros inalterables de todas las operaciones de facturación que hacen y, cuando proceda, enviar esta información directamente a la AEAT.

Legislación

• La Ley Antifraude 11/2021: Modificó el art. 29.2.j de la Ley General Tributaria (LGT), exigiendo que todos los programas de contabilidad y facturación (en adelante SIF) garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• El Reglamento Verifactu (RD 1007/2023): Desarrolla esta obligación, estableciendo los requisitos técnicos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).

Entrada en vigor y plazos

• La Orden HAC/1177/2024 (de octubre de 2024): Concretó finalmente los detalles técnicos y funcionales que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para satisfacer Verifactu. Inicialmente, la obligación de implantarlo se estableció para:
  • Productores y comercializadores de software: Nueve meses desde la publicación de la Orden (julio de 2025).
  • Empresarios y profesionales: 1 de julio de 2025.
• Sin embargo, recientemente se ha anunciado una ampliación de estos plazos:
  • Para las empresas y los fabricantes de software:
    Hasta el 1 de enero de 2026.
  • Para autónomos:
    Hasta el 30 de junio de 2026.

Cómo funciona Verifactu

• Emisión de facturas. La normativa no exige que todos utilicemos facturas exclusivamente electrónicas (se puede seguir facturando «a mano» con papel) pero,

Si utilizas cualquier programa informático para crear facturas, este deberá cumplir Verifactu.

• Registro de facturación. Cada factura generada deberá estar acompañada de un registro inalterable que la identifique y otros registros adicionales que contendrán todo lo que va ocurriendo con ella (emisión, cobro, etc.). Estos registros incluirán diferentes medidas de seguridad para impedir que puedan manipularse.
• Información a la AEAT. No basta con crear los registros, además hay que enviarlos a Hacienda. Existen dos formas de cumplir con la normativa: envío instantáneo de los datos a la AEAT (modo Verifactu) y Almacenamiento local de los mismos (modo No-Verifactu):
  • Modo Verifactu: Los registros se transmiten a la AEAT en tiempo real, según se hacen las operaciones.
  • Modo No-Verifactu: El software de facturación debe estar preparado para guardar los registros y enviarlos a la AEAT cuando esta lo solicite (en cualquier momento), pero no es obligatorio hacerlo de inmediato.
• QR y leyenda “VERIFACTU”. Todas las facturas deben incluir un código QR con su registro inalterable y, además, si se opera en modo de envío instantáneo a la AEAT (Modo Verifactu), deben añadir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.

¿Quién está obligado?

Empresas y autónomos establecidos en territorio español que cumplan estas tres condiciones:

• Estén obligados a emitir factura (aunque sea simplificada).
• Usen un Sistema Informático de Facturación (SIF), es decir, cualquier programa software para este propósito.
• No estén incluidos en el SII (Suministro Inmediato de Información).

Respecto a las empresas que venden los programas de facturación:

Los fabricantes y comercializadores de software deben certificar que su producto cumple la normativa mediante una declaración responsable.

Sanciones

• Para usuarios que emitan facturas con un software que no cumpla Verifactu a partir de la fecha de implantación:
  Hasta 50.000 € anuales.
• Para fabricantes o distribuidores de software de facturación que no cumpla Verifactu a partir de la fecha de implantación:
  Hasta 150.000 € anuales.

2. Facturación electrónica (Ley Crea y Crece)

Se trata de una Ley (18/2022 o «Crea y Crece») impulsada por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa que establece la obligatoriedad de emitir, remitir y recibir facturas electrónicas en transacciones entre empresarios y profesionales (B2B). Actualmente, la factura electrónica ya es obligatoria en operaciones con la Administración y se prepara para extenderse a todas las relaciones B2B. Aunque esta ley cuenta con plazos de implantación más amplios, aún por concretar definitivamente, es muy probable que a lo largo de 2025 tengamos noticias sobre ella.

Exclusión:

No afecta a facturas dirigidas a particulares, salvo que la norma lo indique expresamente.

Plazos

Pendientes de la aprobación de un Reglamento de desarrollo y su posterior Orden Ministerial.

Una vez aprobado:

• Empresas con facturación > 8M €: Tendrán un año para adaptarse.
• Resto de empresarios y profesionales: Tendrán dos años para adaptarse.

Funcionamiento general

• Las facturas se emitirán y enviarán por medios electrónicos, con formatos estándar (XML, UBL, Edifact, Facturae), nunca en PDF.
• Se prevé un repositorio público gestionado por la AEAT, que recibirá las facturas (ya sea directamente o a través de plataformas privadas conectadas).
• El receptor de la factura deberá confirmar en 4 días naturales si la acepta, la rechaza y la fecha de pago total o parcial.

Coexistencia de Verifactu y la Facturación Electrónica

Por sorprendente que parezca, se trata de normativas y sistemas completamente independientes: Verifactu regula el registro de facturas en sistemas informáticos y la posibilidad de envío instantáneo a la AEAT. La Ley Crea y Crece y su reglamento impulsan la emisión obligatoria de facturas electrónicas entre empresas.

Aunque se trate de leyes distintas se habla de un futuro integrado en el que, a medida que ambas normativas entren en vigor, las empresas adopten soluciones tecnológicas que sean capaces de gestionar simultáneamente:

• El registro seguro e inalterable de cada factura (Verifactu)
• La emisión de facturas en formato electrónico (Ley Crea y Crece)
• El envío e intercambio a través de plataformas conectadas a la AEAT del que hablan ambas normativas.

R2 Docuo, Verifactu y Factura Electrónica

En R2 Docuo estamos comprometidos con el cumplimiento normativo y todo nuestro software será compatible tanto con Verifactu como con Factura Electrónica en los plazos establecidos. Si tienes cualquier duda al respecto, contacta con nosotros.