¿Qué es un Buzón Ético?
Mejorar la integridad y la ética en las organizaciones y en los entornos laborales, es esencial para el buen funcionamiento de la empresa y para el bienestar de las personas que forman parte de ella, y para conseguirlo, existe una herramienta muy valiosa: el buzón ético.
Un canal en el que denunciar irregularidades
Un buzón ético (o buzón de denuncias) es un canal confidencial y seguro, diseñado para que los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas, informen sobre irregularidades que ocurren en una organización. Estas, pueden incluir fraude, acoso laboral, discriminación, malversación de fondos, abuso de poder y cualquier otra acción que viole los principios éticos y los estándares de conducta de una empresa.
En los últimos meses, se ha hecho efectiva la Ley 2/2023 (ley de Protección de Informantes), que obliga a las organizaciones de más de 50 empleados y a todas las del sector público a contar con un Buzón Ético.
Los objetivos principales de esta ley son proteger a los informantes mediante la creación de un canal de denuncias que asegure la confidencialidad, a la vez que se detectan y previenen las irregularidades, infracciones o delitos en frases tempranas; de esta forma, se puede resolver el problema cuanto antes.
Existen diferentes plazos para el cumplimiento de la ley: mientras que algunas entidades del sector público (artículos 10-15 de la Ley 2/2023), tenían hasta el 13 de junio del 2023, las empresas privadas de 50 a 249 empleados y los municipios de menos de 10.000 habitantes, todavía tienen hasta el 1 de diciembre de 2023.
Confidencialidad y protección del denunciante
Uno de los desafíos más importantes de implementar un buzón ético es asegurar que la persona que denuncia, no se expone a represalias u otros perjuicios por parte de la propia organización o de las personas denunciadas. Al mismo tiempo, debe poder estar al tanto de cómo evoluciona el estado de su denuncia, por lo que no es tan sencillo como proporcionar un email.
En algunos escenarios, las personas que investigan las denuncias no sabrán quién es el denunciante, y esto no deber restarle efectividad al proceso.
Esto hace que la gestión manual de un buzón ético presente dificultades y que en muchas ocasiones sea conveniente implementar un software de buzón ético.
Cómo se gestionan las denuncias en el buzón ético
Para que un buzón ético sea efectivo, es esencial llevar a cabo una gestión adecuada de las denuncias. Vamos a ver cuál es el proceso desde su recepción, hasta su resolución.
Para empezar, la persona puede presentar una denuncia de numerosas formas (cartas, emails, llamadas telefónicas, etc.) a un equipo designado o a un oficial de ética, que registran estas denuncias de forma confidencial.
Cada una de las denuncias, debe registrarse minuciosamente incluyendo la fecha y hora de recepción y una descripción detallada del incidente o la preocupación ética.
El equipo encargado realiza una evaluación inicial para determinar la gravedad y veracidad de la denuncia, y en base a lo que obtengan, se procede de una forma u otra. En el caso de que haya que realizar una investigación más a fondo, se asigna a un equipo, externo o interno.
La investigación consiste en entrevistas, recopilación de pruebas y examinación de los documentos relacionados con el caso.
Una vez que la investigación ha llegado a su fin, es el momento de tomar medidas, que pueden incluir sanciones disciplinarias, cambios en procedimientos, y en casos más graves, incluso la cooperación con las autoridades legales.
Durante todo el proceso, el denunciante es informado de las acciones que se están tomando y el estado en el que se encuentra la investigación (en el caso de las denuncias no anónimas).
Aunque todo este proceso, puede ser automatizado, muchas empresas continúan llevándolo a cabo de forma manual, sin tener en cuenta los riesgos que eso supone.
Problemas de la gestión manual
Con un tema tan delicado como son las denuncias, la gestión manual de un buzón ético presenta numerosos riesgos:
- Menor eficiencia. La gestión manual de denuncias es más lenta y puede retrasar la resolución de los problemas.
- Errores humanos. Los errores humanos, como la pérdida de documentación o incluso, la mala interpretación de las denuncias, afectan negativamente la calidad de la investigación.
- Problemas de confidencialidad. A pesar de los esfuerzos por mantener la confidencialidad, puede ser más difícil garantizar que la identidad del denunciante se mantenga en secreto. Esto puede disuadir a algunas personas de presentar denuncias.
- Menor escalabilidad. A medida que una organización crece o recibe un mayor volumen de denuncias, la gestión manual de estas puede volverse insostenible.
- Cumplimiento normativo. Con la última ley de Protección de Informantes, se ha vuelto obligatorio, para muchas empresas, tener un buzón ético. Cuando la gestión de denuncias se lleva a cabo de forma manual, puede resultar complicado demostrar que realmente existe un buzón ético, que funciona correctamente y que cumple con su propósito.
Cuando cuentas con un software específico para el buzón ético, todos estos riesgos desaparecen.
Software para buzón ético
Para empezar, un software permite presentar solicitudes de denuncias de forma sencilla a través de formularios y marcar si la denuncia se quiere hacer de forma anónima o no. De esta forma, se garantiza al 100% que la identidad del denunciante se mantiene como un secreto.
Cuando se realiza una denuncia, antes de empezar a gestionarla, el software te permite elegir si aceptarla o denegarla. Este primer filtro que debe pasar la denuncia, es muy útil para comprobar su relevancia y veracidad, antes de comenzar con el proceso de resolución, evitando así pérdidas de tiempo.
En el caso de que se acepte la denuncia, el software la registra y empieza a gestionarla automáticamente. Además, al tener un único lugar de entrada para todas las denuncias, se puede comprobar el estado en el que se encuentran en segundos y evitar pérdidas de información
Cuando llega la hora de tramitar la denuncia, el software asigna a los responsables de investigar y dar seguimiento a cada denuncia. Además, se pueden establecer plazos y mantener un historial completo de las acciones tomadas. Esto evita retrasos y asegura que la resolución de la denuncia, se lleve a cabo lo más rápido posible.
Una vez tramitada la denuncia, es hora de llevar a cabo las acciones requeridas, que pueden agilizarse con la ayuda del software.
Estas son algunas de las ventajas de contar con un software para buzón ético, como Docuo. Si quieres saber más, ¡contacta con nosotros!