Verificación de Conformidad para exportaciones
La Verificación de Conformidad para exportaciones (Verification of Conformity o VoC por sus siglas en inglés) es un proceso que garantiza que los bienes que se exportan de un pais a otro, cumplan con los requisitos y regulaciones del pais de destino.
En un mundo cada vez más globalizado, las exportaciones desempeñan un papel fundamental en la economía. Antes de que los productos crucen las fronteras, es necesario asegurarse de que estos cumplan con unos estándares técnicos, de seguridad y calidad, que no siempre son iguales en todos los paises.
Pasos de la Verificación de Conformidad para exportaciones
El proceso comienza con la investigación de los requisitos del país importador para el tipo de mercancía que se exporta. A continuación, se recopilan documentos como certificados de calidad y especificaciones técnicas del fabricante del producto.
Una vez recogida la información existente, se evalúan los productos y documentos para asegurarse de que cumplen con los estándares necesarios en el pais de destino. En algunas ocasiones, puede ser necesario realizar pruebas de laboratorio para verificar propiedades de los bienes exportados.
Este proceso de inspección, solo puede ser llevado a cabo por entidades autorizadas y de prestigio reconocido, de las que se fien ambos paises.
Dichas entidades forman parte de los llamados programas de verificación de conformidad.
Una vez verificado lo anterior, si todo es correcto, la entidad autorizada emite un certificado de conformidad. Este documento se presenta en la aduana del país importador, que solo entonces autorizará la entrada de la mercancía.
En el caso en el que se encontrase alguna no conformidad, la empresa exportadora es informada y el certificado no se emite.
La Verificación de Conformidad puede ser llevada a cabo en el pais de origen (antes de que la mercancía se envíe), o en destino (una vez la mercancía ha llegado al pais importador, antes de que cruce la aduana).
Tener un control continuo de la documentación y respetar unos plazos estrictos es crítico, ya que de lo contrario pueden generarse retrasos, rechazos y costes derivados de tener la mercancía parada por culpa de este trámite.
Todo este proceso puede ser controlado por un Software para Verificación de Conformidad como Docuo. Sin embargo, muchas entidades de verificación todavía llevan a cabo la gestión de este proceso de forma manual, utilizando herramientas básicas de ofimática (Outlook, Excel y carpetas compartidas). A continuación compararemos ambos escenarios.
Consecuencias del proceso manual
Si las empresas encargadas de emitir los certificados de conformidad no cuentan con las herramientas adecuadas, pueden surgir numerosos problemas, desde lo financiero hasta lo operativo:
- Costes financieros. Una Verificación de Conformidad inadecuada puede causar retrasos en la liberación de mercancías en la aduana, lo que a su vez puede llevar a almacenamientos temporales y costes adicionales. Además, las multas y penalizaciones por una presentación de documentación incorrecta o retrasos en los plazos, pueden aumentar los costes de importación de manera significativa.
- Pérdida de oportunidades comerciales. No cumplir con los plazos en el procesos de Verificación de Conformidad, puede causar desde retrasos en las entregas hasta la pérdida de relaciones comerciales entre los países.
- Cumplimiento Legal. Los países importadores imponen regulaciones específicas para proteger a los consumidores y garantizar la calidad de los productos. El incumplimiento de normas puede tener consecuencias legales, e incluso sanitarias.
- Rechazos de la mercancía. Cuando hay problemas de calidad, el etiquetado es incorrecto o la documentación está incompleta, se puede rechazar la mercancía y dar lugar a una gran pérdida de tiempo y monetaria.
Con un Software de Verificación de Conformidad
Toda esta problemática, puede resolverse con un Software de Verificación de Conformidad.
Para empezar, el software permite automatizar la validación de la documentación que proporciona el exportador, asegurando así que se cumplen los requisitos de calidad y de seguridad necesarios. Además, la herramienta registra todas las acciones y cambios realizados en los documentos, proporcionando un historial completo y organizado, para saber en segundos todo lo que ha pasado con un documento.
Cuando se llevan a cabo las inspecciones, es fundamental la planificación. Para estos casos, el software permite asignar automáticamente el trabajo a los expertos correspondientes y organizar la toma y el análisis de muestras en el laboratorio. También tendrás toda la información en tiempo real sobre las inspecciones en aduanas, por lo que, si surge algún problema, podrás tomar decisiones informadas y de forma inmediata.
En la Verificacion de Conformidad, la recogida de información y la realización de informes son una parte muy importante del proceso, que debe llevarse a cabo lo más rápido posible. A través de formularios, podrás recopilar todos los datos que necesites directamente desde los móviles o tablets de las personas que inspeccionan sobre el terreno. Una vez recogida la información, puedes acceder a cualquier dato, y tenerla organizada según tus necesidades para emitir documentos y localizar cuellos de botella rápidamente.
La parte final del proceso llega con la emisión del Certificado de Conformidad. Con un software, podrás emitir documentos PDF firmados digitalmente y con códigos QR para verificar, en cuestión de segundos si el envío cuenta con todo lo que debe. Además, conseguirás reducir los tiempos de espera, evitar rechazos de mercancías y problemas en la aduana.
Todas las gestiones que estabas llevando a cabo manualmente, con ayuda de Excel, Outlook y Carpetas Compartidas, quedarán en el pasado. Con un Software de Verificación de Conformidad como Docuo, podrás automatizar hasta un 70% de las tareas diarias. Si quieres saber más, contacta con nosotros.