Software de Gestión de Contratos: Las 10 funcionalidades clave
El Software de Gestión de Contratos, también conocido como CLM (Contract Lifecycle Management), es una herramienta que ayuda a las empresas a administrar y controlar todos sus contratos de manera ágil y en un mismo lugar.
Un CLM automatiza muchas partes de este trabajo, como, por ejemplo, la creación, negociación y firma de los contratos o la gestión de sus vencimientos y renovaciones.
En este artículo vamos a conocer más a fondo esta herramienta y enumerar las 10 funcionalidades que más valoran sus usuarios.
La Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos es una inversión de alta prioridad para las empresas medianas y grandes.
Un estudio realizado por Gartner indica que el número de empresas interesadas en adquirir un CLM ha aumentado en un 40% durante el último año.
Además, la incorporación de tecnologías como la inteligencia artificial, el blockchain, o la firma digital han impulsado aún más este mercado.
¿Por qué los Departamentos Legales necesitan un CLM?
Una de las principales funciones del departamento legal de una empresa, es recibir solicitudes referentes a procesos de contratación. Esto se traduce en redactar, revisar y gestionar contratos durante todo su ciclo de vida.
Al principio, la forma típica de abordar este trabajo es utilizar herramientas básicas de ofimática (Outlook, Excel y carpetas compartidas…). Esta solución, aunque rudimentaria, es válida para organizaciones pequeñas.
La situación se complica cuando la cartera de contratos aumenta y el equipo legal no cuenta con las herramientas adecuadas. En este escenario, la ofimática tradicional es insuficiente.
Cuando el volumen de contratos es elevado, la gestión manual puede llevar a cometer errores graves, como olvidar fechas clave o perder documentos importantes.
Contar con un Software de Gestión de Contratos es la solución para automatizar gran parte del trabajo asociado a la gestión de los mismos y agilizar el trabajo del equipo legal.
Vamos ahora con las 10 funcionalidades clave de un Software de Gestión de Contratos según la consultora americana Gartner:
1. Fuente única de la verdad
Uno de los beneficios más importantes que se obtiene al utilizar un CLM, es la creación de un almacén centralizado, único y seguro en el que se almacenan y gestionan todos los contratos de la empresa.
El término «Fuente única de la verdad» procede del hecho de que, por su naturaleza, los contratos pueden tener duplicados y versiones en muchos sitios: Anexos de email, copias en papel, borradores obsoletos, etc.
Cuando se implementa un Software de Gestión de Contratos, la organización asume que lo único válido es lo que hay guardado en el CLM: Si un contrato es distinto en el CLM y en otro lugar, lo correcto es lo que hay en el CLM. El CLM tiene siempre la versión en vigor y la más moderna, así como históricos y versiones anteriores.
Si un contrato no está en el Software de Gestión de Contratos, dicho contrato no existe.
Evidentemente, el almacenamiento físico de los originales en papel firmados con firma manuscrita, es complementario e inseparable del CLM. La operativa normal debería ser escanear estos contratos, introducirlos en el CLM y guardarlos en un lugar seguro con la única finalidad del archivo.
2. Gestión de solicitudes legales
El equipo legal en rara ocasión promueve la creación de nuevos contratos. Lo habitual es que esta sea solicitada por personas del resto de la organización.
A la persona que hace una de estas solicitudes se la conoce como «el promotor del contrato», típicamente una persona de Marketing, Ventas, Compras, Calidad/Cumplimiento, Dirección o Recursos Humanos.
Estas solicitudes suelen consistir en la redacción de un nuevo contrato, la revisión de un contrato proporcionado por un externo (clientes o proveedores), o la petición de una intervención directa del equipo legal ante un posible incumplimiento.
El equipo legal se enfrenta a tres problemas típicos frente a estas solicitudes:
- Las reciben por diversos medios. Desde conversaciones informales a correos electrónicos enviados a distintos abogados o gestores.
- Las reciben incompletas. Por ejemplo, se pide redactar un contrato pero no se proporciona la razón social de la otra parte, el nombre de su representante, si se ha contratado con ellos anteriormente o o si se trata de mpresa nacional o extranjera.
- Deben priorizar su resolución. Algunas solicitudes son más importantes que otras. En el trabajo legal los riesgos varían mucho en función de la solicitud, los plazos y el importe de los contratos.
Un Software de Gestión de Contratos proporciona un punto de entrada único para todas las solicitudes.
Dispone de formularios online que los promotores pueden utilizar para crear nuevas solicitudes y que solicitan toda la información necesaria.
Incluso si el equipo legal registra las solicitudes manualmente, el CLM mantiene informado al promotor en todo momento del estado de su solicitud. Mediante correos automáticos y notificaciones, se proporciona un seguimiento similar al que ocurre cuando realizamos un pedido online.
Asimismo, el software dispone de herramientas de gestión visual como tableros Kanban, que muestran las solicitudes en forma de tarjetas agrupadas por su estado, que el director del equipo puede priorizar de forma sencilla.
3. Creación de contratos
Una de las tareas más tediosas, pero al mismo tiempo complejas e importantes, a las que se enfrenta el equipo legal es la redacción de nuevos contratos.
Las plantillas de contrato simplifican mucho este trabajo. Modelos específicos de la empresa o el sector que se utilizan como base al crear nuevos documentos.
Aunque todos sabemos que es peligroso, una forma habitual de trabajar es duplicar el contrato existente más parecido al que se necesita y modificarlo.
Esta forma de trabajo rudimentaria alberga muchos riesgos. Desde olvidar reemplazar datos del contrato antiguo a pasar por alto modificaciones al modelo base, o clausulas que se añadieron en un caso específico.
El Software de Gestión de Contratos permite automatizar la creación de nuevos contratos utilizando plantillas inteligentes.
Hablamos de plantillas Word 365 que permiten utilizar cláusulas opcionales, reemplazar los datos de las partes directamente en el texto y generar muchos contratos parecidos en masa partiendo de una base de datos de partes y contrapartes.
Cada plantilla puede albergar múltiples casos específicos en un único documento (por ejemplo añadiendo esta clausula si el cliente es nacional, o eliminándola si es extranjero), evitando de este modo tener que almacenar decenas de variantes del mismo modelo de contrato.
Al final, la creación de un nuevo contrato se queda en elegir las partes implicadas, seleccionar un modelo desde la biblioteca de plantillas, rellenar algunos campos y pulsar el botón «Generar Contrato». El resto lo hace el software.
4. Aprobación y negociación
Con esta capacidad, el Software de Gestión de Contratos permite hacer más automático el proceso por el cual el documento se revisa internamente, se envía a las partes y se modifica hasta lograr su aprobación por todas ellas.
El CLM mantendrá un control de todas las versiones y cambios que el contrato sufra durante su negociación. También puede ayudarte con el nombrado automático de los archivos para diferenciar todas estas copias (versión 1.1, 1.2, 1.3, etc.) y en la distribución y envío simultáneo de cada cambio a todos los interesados.
Sabrás en todo momento en qué punto de la negociación se encuentra el contrato, quién ha aprobado y quién no.
Cuando alguna de las partes solicite cambios puedes automatizar el envío de la solicitud de aprobación al resto de intervinientes.
5. Seguridad y trazabilidad
Los contratos no son de un departamento, ni siquiera de una persona o promotor. En el mundo corporativo los contratos vinculan a las organizaciones enteras. Por eso pueden ser muchas las personas que necesiten acceder a la cartera de contratos vigentes de la empresa.
Los contratos contienen información personal y confidencial, en muchas ocasiones estratégica: Cantidades de dinero, domicilios particulares, números de DNI, responsabilidades, y un largo etc.
Un contenido tan delicado hace necesario, no solo poder definir con exactitud quién puede ver qué contrato, sino además saber quién, en efecto, lo ha visto o descargado y cuándo.
El Software de Gestión de Contratos permite establecer permisos específicos no solo por carpetas, sino por nivel de confidencialidad, departamento, área o incluso cuantía económica.
Además los supervisores pueden saber con detalle qué usuarios han accedido a cada contrato (histórico de accesos) o lo han descargado. También es posible revocar el acceso con un clic.
Asimismo, es posible configurar una política de retención documental para establecer cuándo deben eliminarse los contratos o «pasarse a un histórico» donde estén guardados fuera de la circulación sin que se mezclen con los que están en vigor. Por ejemplo podría decirse que todo contrato que esté vencido hace más de dos años, fuera trasladado a una sección de históricos y cuatro años más tarde eliminado.
6. Búsquedas
El Software de Gestión de Contratos puede ofrecer distintas formas de buscar un contrato. Aquí van algunas de las más frecuentes:
- Búsqueda por el nombre del archivo. La búsqueda estándar que todos conocemos.
- Búsqueda por los metadatos del documento. Permite buscar por el nombre de uno de los intervinientes, la fecha del contrato, su cuantía, su promotor, su departamento, etc.
- Búsqueda en contenido. También conocida como Full Text Search o FTS. Busca una palabra o frase en el interior del texto del documento.
- Búsqueda difusa. Encuentra contratos con términos parecidos o conceptualmente relacionados a los que estás buscando. Por ejemplo, si buscas «contratos campaña nueva imagen 2023» podría encontrar «patente de nuevo logotipo», «campaña difusión anuncios 2023», o «Contratación personal marketing 2023». Este tipo de búsqueda está ganando en popularidad con los nuevos motores de inteligencia artificial (ver punto 8).
- Consultas definidas por el usuario. En este tipo de consultas, el usuario establece qué columnas deben mostrarse en el resultado. Son muy útiles para exportarlas a Excel.
7. Informes
En este apartado nos referimos a la capacidad de ejecutar informes estándar y personalizados sobre la duración de los ciclos de contratación, las obligaciones, el cumplimiento y la gestión de los metadatos en un cuadro de mandos que podrás configurar a tu medida.
También se incluye la conexión mediante plugins con productos de analítica como Microsoft Power BI o similares.
8. Inteligencia Artificial
Las soluciones de gestión de ciclo de vida de los contratos están evolucionando para ofrecer funcionalidades avanzadas de análisis de datos gracias a la Inteligencia Artificial.
Estas capacidades, conocidas como análisis avanzado, incluyen la revisión y comparación de contratos de forma automatizada, la generación de informes de cumplimiento normativo, la evaluación del riesgo y la generación de informes financieros.
Estas funcionalidades utilizan tecnologías de vanguardia como el aprendizaje automático o el procesamiento del lenguaje natural para procesar grandes cantidades de información y generar resultados precisos y fiables.
Por ejemplo, pueden revisisar y comparar contratos automáticamente y extraer información importante como datos de las partes, fechas, plazos y obligaciones.
La generación de informes de cumplimiento normativo puede analizar múltiples contratos e incluso llega a determinar si los contratos cumplen con las leyes y regulaciones aplicables. La evaluación del riesgo utiliza información histórica y actual para identificar posibles riesgos asociados con un contrato o su impacto financiero, o cláusulas dudosas en este sentido.
Con la información extraida, los contratos pueden clasificarse y ordenarse solos, evitando el caos habitual derivado de su almacenamiento en carpetas compartidas y anexos de email.
Estas capacidades parecen cosa del futuro, pero ya están 100% operativas en herramientas como R2 Docuo.
La Inteligencia Artificial aplicada a la Gestión de Contratos, promete obtener una comprensión más profunda y precisa de los contratos corporativos y utilizarlos como una fuente de información para tomar decisiones estratégicas.
9. Vencimientos y Renovaciones
Una de las funcionalidades más destacadas del Software de Gestión de Contratos es la gestión automática de los vencimientos y renovaciones. Esto significa que la herramienta te avisará con antelación de la fecha de vencimiento de un contrato y te recordará que debes tomar una decisión sobre su renovación o cancelación.
Podrás establecer reglas y alertas personalizadas para cada contrato en función de sus características y plazos específicos, así evitarás el riesgo de incurrir en costosos retrasos, renovaciones involuntarias o penalizaciones por incumplimiento de plazos.
El CLM también te permitirá automatizar gran parte del proceso de renovación de los contratos reduciendo la carga de trabajo administrativo. Con un solo clic, podrás generar automáticamente una nueva versión del contrato, renovar las condiciones del acuerdo y enviar la documentación actualizada a las partes interesadas.
También podrás notificar tu deseo de no-renovación de forma automática.
10. Integración con Ventas, Compras y RRHH
Normalmente La integración de un software de Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos con otras herramientas empresariales como un software de Ventas (CRM), un software de Compras (ERP) y un software de Recursos Humanos (Nóminas) se considera habitualmente en una fase posterior a la implantación existosa del CLM como herramienta autónoma del equipo legal.
Aunque cada integración se trata de un proyecto en si mismo, el valor obtenido a cambio merece la pena.
La integración entre el CLM y el software de Ventas (CRM) permite una gestión más eficiente de las oportunidades de negocio. El caso más básico es crear automáticamente los contratos de las ofertas aceptadas, o los documentos de términos y condiciones que deban firmarse tras una venta exitosa.
Por otro lado, la integración entre el CLM y el software de Compras (ERP) te permitirá gestionar el ciclo completo desde la homologación de proveedores a la firma de contratos de compra (órdenes de compra), lo que reducirá el tiempo y los errores en los procesos de aprovisionamiento y relación con proveedores. Además pueden utilizarse integraciones más sofisticadas como e-sourcing (selección de proveedores) y procure-to-pay (conexión con pagos).
La integración del CLM con el software de Recursos Humanos (Nóminas) también puede aportar mucho valor. Al integrar estos dos sistemas, podrás gestionar de forma centralizada y automatizada los contratos laborales, las políticas de recursos humanos y los documentos legales relacionados. Esto te permitirá mejorar la eficiencia y la precisión en todo el proceso, reduciendo los errores y el tiempo que se dedica a esta tarea.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender la importancia de contar con un Software de Gestión de Contratos y las funcionalidades críticas que este puede ofrecer. Elegir el software adecuado puede ser una tarea abrumadora, pero con esta guía tendrás algunos criterios útiles que pueden ayudarte a tomar la decisión.
Docuo es un Software de Gestión de Contratos que ayuda con éxito a miles de equipos legales en todo el mundo. Encuentra información adicional sobre nuestro CLM o contacta con nuestros expertos que te ayudarán a encontrar la mejor solución para su empresa.