Contratos de Alquiler y Compraventa de Terrenos para Renovables

Olvídate de la angustia derivada de gestionar los contratos de terrenos para tus parques eólicos y fotovoltaicos.

Gestiona cientos o miles de contratos de alquiler y compraventa con sus particularidades sin esfuerzo.  Podemos automatizar el 70% del trabajo.

Comprendiendo el desafío de los contratos de terrenos

Debido al auge de las energías renovables, las empresas de este sector han visto como su trabajo se ha visto multiplicado por 100 en los últimos meses en lo que se refiere a la negociación y firma de contratos de alquiler y compraventa de terrenos, para la explotación de los parques eólicos y fotovoltaicos.

Esto se debe, principalmente, a la cantidad de tareas asociadas que conlleva su gestión.

Para empezar, los comerciales dan interminables paseos por los pueblos y terrenos, intentando localizar a los dueños y recogiendo toda la información de los posibles contratos.

A menudo la recogen en un Excel o incluso en papel, adjuntando todos los datos y las diferentes condiciones de cada propietario.

Por si fuera poco, para cada caso, el equipo legal o el departamento de operaciones, debe elaborar un borrador del contrato con decenas de cláusulas y apartados específicos, incluyendo todos los datos de las fincas (polígono, parcela, referencia catastral, etc.).

Por último, hay que organizar y llevar a cabo la firma legalmente válida de estos contratos, en muchas ocasiones de forma manuscrita con el consiguiente retraso en los envíos y la recepción de originales.

Y cuando se logra firmar, “tan sólo” queda gestionar los pagos, renovación, vencimientos y diversas fechas clave de una cartera de contratos que puede contener cientos o miles de expedientes. Las SPV que normalmente participan en las explotaciones exigen un control riguroso y sin errores de todo el proceso.

Consecuencias de la gestión manual

Toda esta situación está causando que, las empresas del sector, en constante crecimiento y desarrollo, se encuentren a menudo desbordadas.

Aunque a nivel económico están en su mejor momento, la gestión manual de estos procesos con papel, hojas Excel, carpetas compartidas y correo electrónico, conlleva numerosos riesgos y problemáticas:

• Pérdida de información y datos importantes.
• Redacción de documentos manual (copiar y pegar un contrato parecido y cambiarle los datos), que lleva a cometer errores.
• Olvidar fechas clave y, en consecuencia, tener incluso problemas legales.

Más concretamente, las dificultades y errores que se repiten constantemente son:

• Porcentajes de participaciones mayores al 100% debido a datos duplicados y erróneos, difíciles de localizar y solucionar por la gran cantidad de información que gestionan.
• No poder agrupar las diferentes Referencias Catastrales de una finca registral.
• Tener que modificar las plantillas de contratos de servidumbre de paso, compraventa y arrendamiento manualmente para añadir, modificar o eliminar cláusulas, maximizando así el riesgo de cometer errores.
• Añadir de forma manual los datos que se repiten en función del número de firmantes y propiedades, como, por ejemplo, el texto “Reunidos en” con el que comienzan los contratos o los datos de las propiedades.
• La imposibilidad de saber qué personas han firmado un contrato y qué porcentajes de participación tienen sin abrir el documento.
• Tener que actualizar distintos documentos manualmente para calcular las hectáreas que se han firmado en cada proyecto y calcular los porcentajes correspondientes.

Todas estas situaciones, no solo causan retrasos en el corto plazo, sino que pueden dar lugar a errores muy difíciles de solucionar y que, a la larga, ocasionan pérdidas económicas elevadas.

Beneficios de un Gestor de Contratos software

Si te sientes identificado con todo lo que has leído hasta el momento, déjanos decirte que estás en el lugar indicado. Este escenario es perfecto para la implantación de un Software de Gestión de Contratos (CLM). Esta herramienta puede multiplicar la eficiencia de un equipo de gestión de terrenos por cuatro.

No tendrás que preocuparte más por extraviar información clave que tu equipo ha conseguido durante largos paseos a 40 grados a la sombra. Desde su móvil podrán ir rellenando la información que recojan y hacerla llegar a backoffice en tiempo real y bien organizada desde el minuto uno.

En la oficina, las personas encargadas de clasificar y gestionar las oportunidades tendrán toda la información organizada a nivel visual gracias a tableros “Kanban” que les permitan controlar la situación de un vistazo.

El equipo legal, elegirá la plantilla adecuada (de un catálogo de plantillas previamente unificado y centralizado), las fincas, propietarios y firmantes implicados, marcará las cláusulas que aplican (servidumbres de paso, etc.) y pulsará un botón. Con esto, el Software de Gestión de Contratos, creará una plantilla Microsoft Word 365 lista para revisar en pocos segundos.

En esta plantilla ya estarán incorporados todos los datos de los firmantes, propietarios, fincas, así como los porcentajes de participación y los precios que habrán sido calculados automáticamente conforme a cada proyecto.

En la herramienta es posible conocer el número de firmantes, los proyectos que pertenecen a una misma SPV, o los datos específicos de un contrato sin ni siquiera entrar a los documentos, con un solo clic.

Si todo está listo, con un clic el documento se convertirá a PDF y estará listo para la firma, que podrá hacerse tanto por el método clásico (manuscrita y escaneada) como utilizando cualquier modalidad de firma electrónica contemplada legalmente en la normativa europea (eIDAS).

La automatización no acaba con la firma. Todos los contratos en vigor son gestionados por la herramienta que preparará los pagos (incluyendo la creación de “autofacturas”) y avisará de vencimientos y renovaciones.

Todas las antiguas gestiones manuales que te hacen perder tanto tiempo quedarán en un agobiante recuerdo del pasado, ya que con este tipo de herramienta podrás automatizar hasta el 70% de ellas.

Docuo es un Gestor Documental que permite la automatización de flujos de trabajo y que dispone de un módulo de gestión de contratos de terrenos para renovables. Decenas de empresas del sector ya confían en Docuo para la gestión de los contratos en sus explotaciones eólicas y fotovoltaicas.

Todo lo que hemos contado es tan solo la punta del iceberg de lo Docuo puede hacer por ti. Somos la herramienta de gestión de terrenos para renovables por excelencia. En Docuo, nos adaptamos completamente a tu problema, lo hacemos nuestro y nuestro equipo de consultores expertos crea los procesos que necesites.

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