Gestor Documental: Las 5 Funcionalidades más Valoradas

A la hora de elegir un Gestor Documental son muchas las variables a tener en cuenta: Qué funcionalidades tiene, si se ajusta a tu caso de uso, o cuál elegir dada la variedad de ofertas que existen en el mercado.

Hoy vamos a darte una lista elaborada por la consultora americana Gartner que te resultará muy útil. Hablamos de lo que realmente valoran las empresas que ya utilizan este tipo de software, aquellas características a las que no estarían dispuestas a renunciar tras llevar años utilizando un Gestor Documental.

El estudio de Gartner muestra qué 5 características de un Gestor Documental se han vuelto imprescindibles para sus usuarios.

A continuación hablaremos de cada una de ellas y, a continuación, comentaremos otras que también han quedado altas en la clasificación aunque no estén en el top 5.

Top 5 Funcionalidades de un Gestor Documental más valoradas por las empresas 

1. Plataforma

Esta característica se refiere al hecho de centralizar la información de cada tipo en un único lugar que todo el mundo conozca. Quizás sea una de las mayores ventajas que un Gestor Documental puede ofrecer. Al evitar que la información esté desperdigada en adjuntos de email y carpetas compartidas, se minimiza el riesgo de pérdida de información, la creación indeseada de duplicados y se reduce el tiempo que los usuarios tardan en encontrar lo que necesitan.

La funcionalidad más valorada es la creación de «fuentes de la verdad» para toda la información importante del negocio.

Gracias a esta capacidad, todo el mundo sabrá donde guardar y encontrar información según su tipo. A este concepto lo denominamos Fuente de la Verdad. Se trata de un único lugar de consulta consensuado por todo el equipo como lugar de referencia: «Lo que está aquí es lo último y lo único que vale, si está en otro lugar, está en el lugar equivocado«.

2. Captura

Gracias a esta funcionalidad, puedes recoger toda la información de fuentes externas y almacenarla de forma ordenada en tu Gestor Documental. Hay diferentes formas de realizar el proceso de captura o recogida de datos:

1. Tecleando la información a mano (lo más rudimentario)
2. Importándola desde Excel, CSV u otros formatos.
3. Utilizando Formularios Web que puedan rellenarse por cualquier usuario desde su dispositivo.
4. Utilizando Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) desde imágenes escaneadas o documentos PDF.
5. Monitorizando buzones de email de forma automática.
6. Recogiendo archivos desde un portal web corporativo destinado al intercambio de archivos.
7. Recibiéndola vía API de otras herramientas y programas.

La información pasa a estar recogida en una base de datos que puedes consultar a tu antojo y explotar de diversas maneras.

3. Cumplimiento

Otra de las funcionalidades imprescindibles para tu tranquilidad, sin duda es el cumplimiento. Básicamente, al utilizar un Gestor Documental que cumpla con las normativas y regulaciones de tu pais y de tu actividad, te estás asegurando que tu organización también las cumple, ya sea a nivel nacional o internacional.

Desde el GDPR a regulaciones específicas de sectores como el de ingeniería o el farmacéutico, normativas ISO, etc.

La forma en la que el Gestor Documental asegura el cumplimiento tiene que ver con diferentes funcionalidades más concretas:

1. Seguridad: Controlar que cada usuario sólo pueda ver lo que necesite.
2. Integridad: Controlar que nadie pueda modificar la información sin estar autorizado.
3. Trazabilidad: Saber qué acciones hizo cada usuario con qué documento.
4. Políticas de retención: Guardar la información sólo el tiempo necesario.

Los beneficios del cumplimiento, más allá del legal, se traducen en la seguridad de la información.

4. Colaboración

Construir una colaboración óptima con tu equipo, proveedores y clientes quizás sea uno de los mayores retos en todas las organizaciones. Gracias a esta capacidad, conseguirlo será mucho más fácil.

1. Con workflows automatizados puedes avisar a las personas implicadas cuando deban empezar una tarea,  o simplemente mejorar la coordinación al permitiéndoles conocer el estado de los procesos al instante.
2. Los usuarios pueden realizar comentarios sobre los diferentes elementos al igual que lo hacen en una red social.
3. Más allá del correo electrónico, muchos de los avisos que el Gestor Documental envía, puede publicarlos en Microsoft Teams o Slack, con lo que la colaboración de los equipos se facilita.

Con un Gestor Documental, tu equipo podrá centralizar la comunicación en un solo lugar, liberando en lo posible la bandeja de entrada del email. Una forma de gestionar el trabajo mucho más ágil e inmediata.

5. Accesibilidad

En quinto lugar, encontramos la accesibilidad como característica más valorada de un Gestor Documental. En este caso, se valoran la capacidad de poder acceder y utilizar datos y documentos, dónde y cuándo necesites.

1. Arquitectura en la nube, que permita acceder desde cualquier lugar sin comprometer la seguridad.
2. Aplicaciones móviles nativas de Android e iOS.

El Software que elijas, debe permitirte acceder al mismo desde la oficina o fuera de ella, a través de tu dispositivo móvil. El beneficio que obtienes es la comodidad y agilidad de cara al trabajo, ya que no necesitarás estar en un espacio concreto o disponer de un ordenador para acceder a la información que necesites.

Otras características que también interesan

Automatización (Posición 7)

Aumentar la productividad es uno de los objetivos clave que se persigue al implantar un Gestor Documental, por ello la herramienta debería contar  con la capacidad de hacer tareas repetitivas por tí.

Un Gestor Documental con esta característica puede reducir hasta un 70% del tiempo que los usuarios dedican a realizar tareas de gestión manuales repetitivas:

1. Enviar respuestas de emails similares.
2. Crear documentos desde plantilla.
3. Enviar avisos y notificaciones.
4. Firmar documentos electrónicamente (o enviarlos para su firma).

La llegada de la Inteligencia Artificial ha disparado (y lo va a hacer más en los próximos años) la cantidad de cosas que un Gestor Documental puede hacer por tí.

Flujos de trabajo (Posición 11)

Establecer una normalización en los flujos de trabajo es uno de los retos a los que te enfrentarás a la hora de organizar un equipo. Se trata de diseñar una serie de pasos específicos que cubran los diferentes casos del workflow. Así, conseguirás que estos flujos se hagan siempre igual, que puedan medirse y que realmente funcionen.

1. Diseño de los pasos del workflow mediante un diagrama que refleje todas las opciones del flujo.
2. Configuración de acciones automáticas al llegar a un estado o al permanecer en un estado un tiempo.
3. Visualización mediante tableros Kanban y otras técnicas de gestión visual.
4. Posibilidad de modificar con facilidad los flujos para adaptarse a los cambios.

Esta es una de las capacidades que deberás tener en cuenta a la hora de escoger un Gestor Documental.

Búsqueda, Metadatos y Clasificación (Posición 14)

Otra capacidad muy útil a tener en cuenta es la funcionalidad de búsqueda de información dentro del Gestor Documental. De esta forma, podrás localizar rápidamente lo que necesites a través de diferentes filtros de búsqueda y Consultas.

1. Definición de la ficha de datos de cada tipo de documento.
2. Creación de campos de todo tipo: Texto, número, moneda, fecha, listas desplegables, imagen, archivo, ubicación, etc.
3. Creación de relaciones entre fichas de datos (base de datos relacional).
4. Búsqueda en contenido (FTS) de los documentos.
5. Búsqueda libre por palabras (al estilo Google).
6. Búsqueda mediante consultas personalizadas.

Todo esto se consigue vinculando los documentos y su información a una ficha de metadatos. Esta técnica también se conoce como Taxonomía. Con ella, el Gestor Documental te permitará construir una base de datos sólida y completa a partir de toda la información que tengas.

 

Para concluir, estas son las funcionalidades que más les interesan a las empresas que ya trabajan con un Gestor Documental, y que te servirán como referencia para encontrar el que mejor se ajuste a tu organización.