5 Consejos para Implementar un Gestor Documental
Los Gestores Documentales son herramientas que permiten a la empresa gestionar la información de sus procesos de negocio (el contenido) y automatizar estos procesos, reduciendo las acciones manuales y poniendo al alcance de los usuarios la información que necesitan en cada momento. En este artículo vamos a hablar sobre cómo implementar un Gestor Documental, dándote 5 consejos clave que te ayudarán en esta tarea.
Necesito un Gestor Documental, ¿por dónde empiezo?
Antes de contarte los consejos que debes seguir a la hora de implementar un Gestor Documental en tu organización, te recomendamos que primero analices lo que esperas conseguir con él. Una buena idea es leer este post sobre las 5 funcionalidades más valoradas por las empresas que ya usan Gestores Documentales, basado en un estudio de la consultora americana Gartner.
Cuando estés familiarizado con los conceptos de este tipo de Software, y elijas tu Gestor Documental, es el momento de descubrir las claves para implementarlo en tu organización con éxito.
Las 5 claves para implantar un Gestor Documental con éxito
1 – Define objetivos e implica a la Dirección
El primer paso antes de implantar un Gestor Documental, es tener claras las necesidades o «pain points» que te llevaron a buscarlo. Además, no sólo deberás contar con la aceptación del proyecto por parte de la dirección de tu empresa, sino que deberás implicarles para garantizar la adopción por parte de todos los usuarios.
- Recopila al detalle los requisitos, inmediatos y futuros, de todos los departamentos a través de encuestas y entrevistas. Te recomendamos centrarte en el objetivo final de la implantación de la herramienta (indicadores de negocio que se pretenden mejorar), y no sólo en las funcionalidades de la misma.
- La adopción de cualquier herramienta, por excelente que sea, es un esfuerzo ante el cual todo el mundo sentirá rechazo al principio. Involucrar a la dirección es la opción más inteligente, ya que en el caso de no hacerlo corres el riesgo de que la implantación se pare durante esta etapa, si no es adoptada por todos los departamentos implicados.
Comenzar a usar una herramienta genera rechazo al principio. Involucrar a la dirección es la forma de superar esta etapa.
2 – Nombra un Responsable Interno.
Otro de los pasos imprescindibles antes de implementar tu Gestor Documental, es nombrar un lider interno del proyecto. Sus funciones serán las siguientes:
- Actuar como interlocutor único o principal con el proveedor
- Entrevistarse internamente con todos los equipos necesarios antes y durante el proyecto, sin dejar esa tarea al proveedor, o estando presente si esto ocurre.
- Tener poder suficiente para tomar decisiones relativas a los flujos de trabajo, ya sea de forma independiente o coordinada con el resto de la organización.
- Conocer en detalle los objetivos del proyecto.
Hacer desfilar al proveedor entrevistando a los líderes de los departamentos sin coordinación interna, no va a funcionar.
3 – Implantación primero, fórmación después.
Si has explicado tus necesidades correctamente, el proveedor es tu mejor aliado para implantar tu Gestor Documental con éxito. Ponte en sus manos al principio y realiza las sesiones de formación cuando todo esté listo para empezar.
- Utiliza los recursos que te proporcione el proveedor. No te contentes con las sesiones presenciales. Hablamos de Documentación del Producto, tutoriales en vídeo, preguntas frecuentes, foros y demás.
- Haz «Formación de Formadores». Forma a los «power users» o administradores primero. Ellos serán quienes, a su vez, formen a los usuarios finales más tarde y resuelvan sus dudas.
- Conoce a la comunidad. A través de redes sociales, lugares de reseñas y otros recursos puedes conocer otras empresas que utilizan el mismo Gestor Documental e intercambiar experiencias e ideas.
En cada organización siempre va a haber uno o dos «power users» que conozcan la herramienta al 100%. Piensa bien quiénes van a ser desde el principio y dales las herramientas necesarias.
4 – Revisa los procesos antes de montarlos en la herramienta.
Introducir los flujos de trabajo de tu organización en el Gestor Documental quizás sea el punto clave de la implementación. Por ello te recomendamos elegir los procesos que queréis implementar y revisarlos antes de configurarlos en la herramienta.
- Presta atención a las funciones de automatización que ofrece el CSP, no trates de replicar la versión manual de los procesos de forma exacta.
- Simplifica los procesos antes de implementarlos. Un mismo workflow puede implementarse de muchas formas distintas en el Gestor Documental. El objetivo debe ser reducir las acciones manuales y simplificar el proceso todo lo posible. Siempre tendrás tiempo de hacerlo más complejo más adelante. Los usuarios tienden a implementar los workflows de forma demasiado compleja para cubrir todos los casos (incluso los más infrecuentes) pensando que esto les hará ahorrar tiempo, y lo que se consigue es normalmente lo contrario.
- No sabrás todo lo que necesitas de la herramienta hasta que no empieces a utilizarla. Por tanto, evita implantaciones largas y busca comenzar con un prototipo funcional (Mínimo Producto Viable) lo antes posible. Después realiza mejoras sucesivas sobre la marcha, en base a la experiencia de uso.
- No dejes los permisos para el final. La creación de permisos y perfiles de seguridad, es decir, definir lo que va a poder hacer cada usuario, es una tarea que debe ser tenida en cuenta desde el diseño de cada proceso.
La implantación de un Gestor Documental es el momento perfecto para recortar desperdicio de todos nuestros flujos de trabajo, antes de automatizarlos.
5 – No «ahorres» en los servicios de implantación
Los proveedores del Gestor Documental son quienes mejor conocen la herramienta que vas a implementar. Al empezar el proyecto recomendarán unos servicios (formación y consultoría), en base al alcance que se les describa.
- Piensa en los servicios que contratas como si fueran «mantequilla para tu tostada». Tu «tostada» tiene el tamaño que tiene. El proveedor va a distribuir uniformemente la mantequilla que compres por ella. Si compras menos mantequilla, la extenderán igualmente por toda la tosatada, pero el resultado será peor.
- Optimiza los parámetros de licencia. En lugar de ahorrar en los servicios, es mejor pensar en una implantación gradual de licencias (primero 5 usuarios, luego 10, luego 20). Lograrás el mismo ahorro sin comprometer los beneficios del proyecto.
- Haz mantenimiento evolutivo cada seis meses. Cuando el proyecto esté lanzado, ponte la tarea de reunirte con los usuarios una vez cada 6 meses. Muchas de las mejoras serán evidentes una vez que estéis en marcha y podréis aplicar refinamiento progresivo para obtener un mayor beneficio.
- El «do it yourself» existe, pero no es para todos los públicos. Con el tiempo y la dedicación suficiente, se puede llevar a cabo la Implantación de un Gestor Documental sin contratar servicios de formación y consultoría, pero esto va a suponer un esfuerzo adicional que debes considerar a nivel de costes y puede afectar a la calidad del resultado final.
La mejor garantía para lograr una implantación exitosa es contar con la ayuda del proveedor. Idealmente con el fabricante del software, o con un partner autorizado en su defecto.
¡Esperamos que estos 5 consejos hagan que la implementación de tu Gestor Documental sea un éxito!