¿Qué son las Tablas de Retención Documental?
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización, como parte de su Sistema de Gestión Documental.
Comprendiendo las Tablas de Retención Documental
La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?.
La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos:
- El Archivo de Gestión. Contiene documentos activos y recientes, que se utilizan regularmente en las operaciones diarias y a los que es necesario acceder con frecuencia.
- El Archivo Central. Contiene los documentos que siguen vigentes pero no corresponden a operaciones recientes, por lo que se utilizan con menos frecuencia.
- El Archivo Histórico. Contiene los documentos que están obsoletos o corresponden a operaciones pasadas, pero que hay que conservar por razones legales, de cumplimiento o de interés analítico.
Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe elaborar primero un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar unívocamente la categoría o tipo de cada documento.
También se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD).
La Tabla de Retención Documental establece cuánto tiempo debe permanecer cada tipo de documento en cada archivo, y cuándo finaliza su ciclo de vida y debe destruirse.
Con la CCD y la TVD hechas, se deben definir los tiempos de conservación de cada tipo de documento en cada archivo, tanto en formato físico como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida (procedimiento de destrucción). Esta información se resume en lo que se llama la Tabla de Retención Documental (TRD) de la organización.
Implementar las TRD con Software de Gestión Documental
Llevar el registro de los tiempos de archivo de cada documento de forma manual, puede ser una tarea extremadamente laboriosa. Por ello, utilizar un gestor documental es la mejor opción para cubrir todas las necesidades relativas a la retención documental.
La mejor forma de implementar las Tablas de Retención Documental de una organización, es utilizar un Software de Gestión Documental
Un Software de Gestión Documental cuenta con funcionalidades específicas que facilitan esta tarea y permite implementar la TRD de una organización de forma automática.
Por ello, la gestión manual de la Retención Documental, aunque es posible, está quedando en desuso por laboriosa.
¿Por qué necesito implementar una Tabla de Retención Documental?
Muchos países, han introducido en su marco legal la obligación de cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.
Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retención documental puede traer muchos beneficios a su organización, en concreto todos los derivados de no destruir los documentos cuando aún sean necesarios, ni almacenarlos por más tiempo del preciso.