INFOGRAFÍA: 9 Consejos para Intercambiar Archivos con Clientes y Proveedores
El intercambio de archivos entre los diferentes usuarios de la misma organización es algo bien resuelto por la ofimática moderna. En cambio, cuando se trata de compartir archivos con clientes o proveedores externos a la organización, hay que tener en cuenta diversos aspectos importantes que resumimos en la siguiente infografía.
1. No es tu información, es la de tus clientes
No son las fotos del verano, tus películas o archivos de música. Es información profesional que te han encomendado elaborar o custodiar. Tú y tu compañía sois los responsables de su tratamiento.
2. El correo electrónico no vale siempre
¿Envías archivos demasiado grandes? ¿Envías archivos que cambian muy a menudo? ¿Envías archivos a gran cantidad de personas? Si has respondido sí a alguna de las tres, puede que el correo electrónico no sea la mejor opción. Hay herramientas mejores.
3. Abandona los servicios gratuitos
Todos tenemos “cajas” y “discos” gratuitos en la nube para información particular, pero de cara a la privacidad, no es una buena idea utilizar servicios gratuitos para archivos de trabajo. Recuerda: Si un producto es gratis, el producto realmente eres tú.
4. Cuidado con la replicación
Algunas herramientas utilizan la replicación de archivos como técnica básica: Copia un archivo aquí y este se replica en todos los ordenadores de tu empresa y en los de tus clientes. Es cómodo, pero no es la mejor solución para la confidencialidad.
5. Conoce las condiciones legales y el país que las regula
Ok, pulsa “I agree”, pero con archivos de trabajo vigila (1) quién es el propietario de los datos, (2) qué derechos tienes respecto a seguridad y privacidad y (3) qué país regula las leyes del servicio. No ofrezcas a tu cliente lo que no puedas exigir a tu proveedor.
6. Exige siempre tráfico seguro con certificados SSL
El tráfico por la red sin certificados SSL es tan fácil de interceptar por hackers, que puedes aprender a hacerlo tú mismo con un tutorial de 10 minutos en YouTube.
7. Dile a tus clientes donde están: Conserva siempre tu imagen corporativa
Cuando tus clientes accedan a tus archivos que siempre vean tu logotipo, tus colores y el nombre de tu empresa en la herramienta que elijas. No solo hay que ser seguro, también hay que parecerlo.
8. ¿Gran tamaño? ¿Sentido único?: Enlaces de descarga
Los enlaces de descarga son una herramienta perfecta para enviar archivos grandes o cuando el mismo archivo se envía a un gran número de personas. Escoge una herramienta que controle su creación y los proteja con caducidad y contraseña.
9. ¿Compartes siempre con los mismos?: Crea un área de clientes en tu web
Hace mucho, mucho tiempo, se llamaban servidores FTP, ahora puedes crear en 5 minutos una sección en tu web donde tus clientes pueden acceder a cargar y descargar archivos de forma segura después de crees para ellos un usuario y una contraseña.
Con Docuo puedes almacenar los archivos de tu negocio en la nube con todas las garantías de las leyes europeas de privacidad y protección de datos.
Además, podrás intercambiar tus archivos de forma segura con tus clientes con enlaces de descarga o mediante un portal web, creando cuentas para ellos.