INFOGRAFÍA: 9 Diferencias entre Gestión Documental y Carpetas Compartidas
Es habitual comparar el Software Profesional de Gestión Documental en la nube con servicios de almacenamiento simple de archivos mediante carpetas compartidas como DropBox, Google Drive o OneDrive.
Un Gestor Documental no se limita al almacenamiento de archivos, sino que incluye herramientas adicionales para agilizar la creación, el tratamiento y el trabajo diario con dichos archivos.
Probablemente te preguntes qué diferencias principales existen entre ambos conceptos a efectos prácticos. Hemos preparado una infografía con las nueve diferencias principales (haz clic sobre la infografía para verla más grande):
1. Organización de archivos
En un gestor documental puedes organizar tus archivos mediante carpetas, categorías y consultas de usuario. En un almacenamiento sencillo de archivos en la nube tan sólo puedes hacerlo por carpetas.
2. Metadatos
En un software de gestión documental, como en una biblioteca, cada archivo dispone de una ficha de metadatos para almacenar su información más importante, en un servicio de almacenamiento de archivos tradicional la única fuente de información es el nombre del archivo y en el mejor de los casos su contenido (FTS).
3. Búsquedas y consultas de usuario
En un sistema de gestión documental las búsquedas se realizan tanto en el nombre del archivos como en sus metadatos principales, dando lugar a consultas y búsquedas rápidas y precisas.
4. Herramientas colaborativas
En una herramienta de gestión documental en la nube la colaboración entre usuarios se parece a la de cualquier red social como Facebook o Instagram, en la que los usuarios pueden dejar comentarios, recordatorios o tareas sobre su trabajo conjunto. En un servicio de almacenamiento de archivos en la nube la única colaboración entre usuarios se basa en compartir archivos.
5. Gestión de flujos de trabajo (workflow)
Los gestores documentales en la nube como Docuo disponen de características de gestión del flujo de trabajo de los documentos (workflow) que permiten conocer el estado de cada archivo en el proceso interno de las empresas (una oferta en creación, enviada, aceptada o rechazada por el cliente) y además lo muestran a los usuarios mediante diagramas, colores o nombres de estado, mientras que en el caso de los servicios de almacenamiento de archivos tan sólo pueden utilizarse carpetas para esta gestión.
6. Personalización de imagen corporativa
El aspecto del software de gestión documental Docuo puede ser personalizado de modo que cuando tus clientes o colaboradores accedan a las pantallas de compartir archivos o colaboración, visualicen todo el entorno con tu logotipo e imagen corporativa y sepan donde están. Los servicios gratuitos de compartición de archivos no disponen por lo general de opciones de personalización.
7. Gestión de tareas repetitivas: Plantillas y correos automáticos
Las tareas repetitivas en un software gestor documental pueden automatizarse mediante la programación y el diseño de flujos de trabajo mientras que en el caso de los servicios de almacenamiento de archivos en la nube siempre se debe recurrir a copiar y pegar versiones antiguas de documentos.
8. Herramientas adicionales
Los servicios de almacenamiento en la nube no disponen de herramientas adicionales para trabajar sobre los archivos mas allá de la edición en línea (en el mejor de los casos). El software de gestión documental permite desde el OCR al escaneo y digitalización directa de archivos o la firma electrónica de documentos PDF.
9. Precio y sencillez de uso
Los servicios gratuitos de almacenamiento en la nube tienen un precio asequible y una curva de aprendizaje sencilla que permite utilizarlos en poco tiempo. El gestor documental en la nube Docuo puede utilizarse por el mismo precio que un servicio de almacenamiento en la nube y con la misma sencillez, además de aportar características adicionales útiles para las empresas y los equipos de trabajo.